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CR du Comité Directeur 2018-2019

Réunion du comité directeur du SCO Volley

du 1er octobre 2018

11 membres présents et 2 invitées : Aurélie et Isabelle

Présentations

Un tour de table est effectué pour faire les présentations des membres existants et nouveaux.

Point sur la mission d’Isabelle

Isabelle est l’une des VSC au SCO Volley et Aurélie est sa tutrice. Elles présentent les défis de la mise en route de leur mission. Isabelle sera en charge des relations avec les partenaires existants et de la recherche de nouveaux partenaires.

Isabelle souhaite dispose d’un modèle de lettre aux partenaires du SCO Volley (@herveline : envoyer le modèle de lettres aux partenaires éventuels et actuels à Lili & Isabelle) + @Herveline : envoyer le dossier de partenariat modifié par Isabelle à tous.

Aurélie se propose de voir directement avec le James le versement convenu.

NathL et Herveline ont dressé une liste des partenaires à convier pour une soirée d’accueil et de présentation de la saison.

@NathL : déterminer lieu et date

@ NathB et Laeti : envoyer à Lili, Isabelle, NathL et scoangersvolleyball@orange.fr la liste des acheteurs de terrains à 50 EUR.

Isabelle assiste les 11 et 12 octobre à des  ateliers de la ville d’Angers « Coopération entre associations » et « Mécénat de compétences » pour le compte du SCO Volley.

Aurélie et Isabelle quittent la réunion, qui se poursuit entre membres du ComDir.

 

Point sur les tournois du mois d’octobre

Tournoi d’Halloween : reprise de l’affiche de l’an dernier. Lots : Katia et son associée sont d’accord pour offrir les lots cette année de nouveau.

Tournoi ICO octobre rose : le SCO Volley accueille un tournoi soignants/patients de l’ICO, le 14 octobre, à la salle Belle-Beille. @Katia imprimer l'affiche (4).

Question sur un éventuel partenariat avec les écoles (ESEO – ESSCA) = à rediscuter en milieu de saison (@Jorris et NathB, à noter pour en reparler)

Demander à Sarah et / ou référents d’équipes où on est des équipes et créneaux.

@Laetitia, préparer un sac de vêtements pour vente de vêtements dans 2 semaines (pour Isabelle)

@Herveline, envoyer les dates de formation des VSC à Lili.

 

 

Responsable VSC

Le club est à la recherche d’une personne qui pourrait assurer le suivi administratif des dossiers de VSC. À ce jour, les recrutements sont faits (Manon, Kahina, Isabelle, Brice et Antoine). Il faut assurer le suivi des paiements, des dates de formation obligatoire, etc.

S’adresser @scoangersvolleyball.fr ou à NathB pour se proposer.

Point sur les finances

À ce jour, le club compte 155 licences.

Cependant, des dossiers restent incomplets ou impayés. Des renouvellements doivent être faits au dernier moment en raison des matchs à jouer.

Cette situation qui se répète d’année en année est chronophage pour la trésorière (retour sur les dossiers, relances, rappels, enregistrements de licences à la dernière minute avant un match, licences impayées…)

Trésorerie : la situation va être rapidement difficile. La période est toujours difficile entre la rentrée et le versement de la subvention.

Point sur le prêt du SCO Omnisport : Le club a commencé à rembourser 417 EUROS/mois depuis le mois de mai.

NathB propose qu’on aille voir le banquier, en anticipant le trou de trésorerie qui va se produire d’ici la fin de l'année, afin d’obtenir un prêt. La situation étant récurrente à cette période de l’année pour l’instant, autant l’anticiper au mieux.

Proposition d’un membre : Peut-être envisager de changer de banque.           

@NathB : Préparer un prévisionnel de trésorerie et prendre RV avec le banquier.

Décision sera prise au prochain CD début novembre.

 

Point sur le montant des cotisations

Le comité directeur a la liste des encadrants et joueurs-encadrants. Une discussion s’engage sur la manière de remercier ces personnes pour le temps qu’elles donnent et les services qu’elles rendent au club, tout en restant équitable et cohérent, et sans peser sur les finances du club.

La décision prise est la suivante : Les joueurs-encadrants payent leur licence de joueur, et le club paye leur licence encadrement (deux licences séparées étant désormais nécessaires) et offre un sweatshirt floqué SCO Volley.

Le club compte trois encadrants non-joueurs qui vont coacher des équipes le week-end, sur demande du club. Le club prend en charge la partie encadrement en contrepartie.

 

 

 

Suivi administratif des VSC, Cerfa et salarié

L’association est à la recherche d’un volontaire pour prendre la suite d’Angélique dans les tâches suivantes :

- Suivi administratif des VSC

- Établissement des CERFA (l’abondon de frais au club – par exemple, les déplacements – donne droit à un CERFA pour déduction fiscale)

- Suivi contrat de Richard S. (transmission de ses bulletins de salaire).

Chacun est appeler à en parler pour trouver une relève rapidement (les trois tâches pouvant être scindées).

 

 

Partenariats

Le club est partenaire du bar « Au fût et à mesure » : les adhérents sont invités à faire fonctionner ce partenariat en se présentant comme adhérents du SCO Volley. Le bar comptabilise le montant annuel des consommations encaissées au nom du SCO Volley ; pour la saison écoulée, le SCO Volley va donc bénéficier d’une dotation matérielle d’un montant de +/- 650 EUR HT, et va proposer au Bar de lui « offrir » :

- Une tablette, celle-ci devenant obligatoire pour établir les feuilles de match des équipes nationales à partir de janvier 2019. @Jorris, faire quelques propositions de devis.

- 2 polos marqueur, ceux-ci devenant obligatoires durant les matchs : @Laetitia -  envoyer @Herveline le lien d'achat du polo officiel.

- Des lots pour le tournoi de fin d’année (@nathL. contacter les Galeries Lafayette pour bons d’achat pour le tournoi de fin d’année).

Divers
  • Soirée La Dalle angevine le 14 octobre à La Réserve, sur invitation uniquement : Isabelle pourrait accompagner Anna. @herveline : proposer à Anna et Isabelle d’y aller toutes les deux – Jorris n’est pas contre l’idée d’y aller également.
  • Réunion avec les riverains et la mairie : mercredi 24 octobre à 18h. Certains riverains sont gênés par le bruit dans le gymnase, NathL a déjà été contactée par la mairie à ce sujet. Cette nouvelle réunion est demandée par Mme Bienvenu. NathL sera accompagnée de plusieurs personnes, dont Virgine, membre du ComDir, joueuse loisirs et riveraine.
  • Réunion « Un Été au Lac » le 1er octobre : le bilan des activités de l'été a été fait. Gladys y est allée pour nous représenter. R.A.S. @herveline et nathB : vérifier si la Charte de partenariat a été établie, envoyée et si les interventions ont été payées par la mairie.
  • Décathlon : journée des Associations - se renseigner et proposer intervention du SCO Volley (qui ?).
  • Tout Angers Bouge : Kahina, VSC au SCO, s’en chargera sans doute cette année. (Penser à demander un emplacement plus visible que l’année dernière)
  • Katia fait un point sur la réunion du comité directeur du SCO Omnisport (compte rendu disponible sur demande à scoangersvolleyball@orange.fr)
  • Alinea propose des créneaux sur des week-ends de décembre pour faire des paquets-cadeaux au profit de l'association. Nous proposons de réserver le 1er week-end de décembre + le week-end avant Noël. Tous les adhérents sont sollicités pour y aller au profit du SCO volley.
  • Virginie propose de chercher des joueurs pour la N3M - affichette et recherche dans les universités.

La prochaine réunion est fixée au lundi 5 novembre, à 19h30

Lieu à définir

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CR de la réunion du CD du 3 septembre 2018

 absents : Pierre, Thibault, Katia, Herveline, Angélique

 Le bureau/local du club a déménagé et est maintenant situé en face du précédent.

 Commissions :

Faire ressortir les contacts dans les fiches.

Les fiches de commissions sont à afficher à la salle @ Sébastien

 Licences / Permanences :

Cette année sont institués 4 créneaux de permanence pour les inscriptions :

- mercredi 5 & 12/09 de 14h30 à 19h30

- vendredi 7 & 14/09 de 17h30 à 21h00

 Il est demandé de favoriser les inscriptions en ligne, ce qui permet de diminuer la charge de travail quant à la gestion des dossiers.

 Nathalie Boivin gère le fichier des inscriptions en ligne.

 lancer un doodle pour la tenue des 4 créneaux @Laetitia

 Aide au paiement des licences :

Une liste des adhérents qui pourront bénéficier d'une prise en charge d'une partie de leur licence sera établie en début d'année par le Comité, après échange avec Richard.

Il s'agira des adhérents participant activement à la vie du club.

 Rappel :  Le tarif "Loisirs-étudiants' n'est valable que pour les étudiants qui s'inscrivent en loisirs et ne concerne pas les tarifs jeunes.

 

Organisation des portes ouvertes du 7/09 :

Chacun amène de quoi grignoter ou du sucré, salé.

@Céline compléter les boissons + croques monsieur

@Herveline communiquer asap sur l'évenement à tous les adherents

Voir avec Laetitia si possibilité de vendre des vêtements dès vendredi lors des portes ouvertes

 

Buvette des matchs :

Solution à étudier : le bar Au Fût propose de fournir des futs de bière, ce qui permettrait de bénéficier d'un tarif négocié, avec livraison à domicile et prêt d'une machine à bière. Le fût est aussi prêt à participer au projet Ecocup.  

@Nathalie L. Point à faire sur cette solution. Un  contact avec eux est en cours

 

Boutique :

Laetitia conserve la gestion de la boutique. Affichage prévu à la salle pour le7/09.

 

Partenariat :

Le salon de coiffure Esprit Nature nous invite à participer à la buvette du vide grenir de St Michel le 16/09. Les modalités sont à éclaircir mais les bénéfices de la buvette seraient pour le club @Céline et herveline +/- Nathalie L

 

Le Comité valide la participation à cet événement.

 

Subvention OMS :

Dossier à rendre pour le 15/09.

Séance de saisie prévue cette semaine @Olivier

Mais le site n’est pas accessible pour l’instant, le signaler à l’OMS @Herveline

@Herveline, Nathalie L. Pour la partie devis.

 

 

Location véhicules :

@Nathalie L. Rdv mercredi 5/09 avec Renault pour bilan de l’année précédente et envisager la saison future. Plusieurs devis sont en cours.

 

Responsable de salle :

Il serait opportun de nommer un responsable de salle pour chaque evénements sportifs ayant lieu à J. Rousseau.

A débattre lors de la réunion qui suivra l'AG du 21.

 

Services civiques :

4 candidatures (sur 5 à ce jour) ont été retenues pour les contrats services civiques. Le comité valide les 4 candidatures, en conformité avec les besoins exprimés par le club, sous la responsabilité de Richard

 

Coupe de France jeunes :

La présidente soumet au Comité l'idée de recevoir la coupe de France des jeunes cette année.

Cet événement serait fédérateur pour le club. Il renforcerait l'image du club auprès de la ville et permettrait d’assurer la promotion du volley, c’est du travail mais il est possible d’en tirer aussi des recettes de l’ordre de 3000 à 5000 euros.

1 service civique serait en ETP sur le sujet.

Le bénévolat serait fortement sollicité !

 

Le Comité valide la mise à l'ordre du jour du sujet pour l'AG du 21.

 

Assemblée Générale :

L'AG se tiendra le vendredi 21/09 à 20h00.

Salle à préciser et envoyer les documents officiels à chaque adhérent avant le 8/09 @Herveline.

 

 

Prochaine réunion à la suite de l'AG.