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CR du Comité Directeur

Compte rendu de la réunion du Comité directeur du jeudi 26 avril 2018

 1/ Compte rendu de la réunion du SCO Omnisport du 25 avril (par Katia)

- Katia C. a assisté à la dernière réunion du SCO Omnisports et fait un résumé des points principaux discutés pendant cette réunion. M. Gerbout, président du SCO Omnisport, a rappelé que le SCO Volley avait une dette à rembourser et rappelle de le prévenir en cas de défaillance sur le paiement (voir ci-dessous concernant les finances du SCO Volley).

Nathalie B. (trésorière) exprime sa très grande surprise. Elle a pourtant prévenu M. Gerbout, qu'elle a eue au téléphone à deux reprises, pour convenir avec lui d'un début de remboursement le 5 mai 2018.

- Vendredi 29 juin aura lieu le buffet annuel du SCO Omnisports ; même principe que l’an dernier, les adhérents souhaitant y assister peuvent faire leur réservation auprès du club, qui peut également inviter ses partenaires.

- Comme chaque année, des médailles & un trophée Omnisports seront remis lors de la soirée buffet à l’Omnisports : envoyer les candidatures et dossiers au SCO Omnisports (avant le 15 mai) : @Herveline : voir avec M. Gerbout et envoyer d’éventuelles propositions de candidatures

- Réservation de la Plancha + machine à Hot Dog + Percolateur @Herveline : envoyer un mail de confirmation à M. de Meritens pour réserver le matériel pour le tournoi + le percolateur également pour le 26 mai (finales régionales jeunes).

- Centenaire du SCO Omnisports : le SCO Omnisports souhaite éditer un livre de rétrospective. Peut-être faudrait-il prévoir des activités sportives sur un weekend pour présenter toutes les associations du SCO Omnisports? Herveline en a déjà parlé à M. Gerbout et M. Godin. Il serait souhaitable de faire des portes ouvertes et des démonstrations pour faire connaître les différentes sections du SCO.

 

2/ Point sur la situation du club (financière)

La subvention de la Ville d’Angers est arrivée le 25 avril. Le club a été à découvert, car la subvention est arrivée plus tard que l'an dernier. Ce délai a entraîné un retard du remboursement du premier prêt bancaire, mais sans conséquence, car le banquier a bien compris la situation.

Le second prêt bancaire est à rembourser le 15 mai 2018. Il le sera comme prévu.

(Pour rappel, le prêt du Fondes a été remboursé fin février.)

Le 5 mai 2018, le SCO Volley commencera à rembourser le SCO Omnisport, comme convenu avec son président (soit 10 000 euros sur 4 ans).

Les déplacements de la N2M ont coûté plus cher que prévu, tel que déjà constaté.

Cependant, la situation financière actuelle est conforme au prévisionnel de début de saison.

 

3/ Événements à venir

Dimanche 29 avril : Match N2F : les parents des M15/M17 sont invités à venir tenir la buvette et installer/ranger la salle.

Dimanche 6 mai : Match N2M (et participation du Comité 49 dans le cadre de son projet « Urban Volley »)

Mercredi 16 mai : Richard est à Sablé sur Sarthe pour la journée des sélections du Pôle de volley-ball

Vendredi 18 mai : Coupe Mixte Loisirs à J. Rousseau : prise en charge de l’organisation par Katia & Olivier

@Katia : prendre contact avec Kevin Samson ou Luc Reverdy, ou le CD49 pour l’organisation, voir avec Céline au besoin concernant les courses et la buvette. Richard sera présent pour la sportive.

Samedi 26 mai : Finales des championnats régionaux Jeunes :

Le Challenge Benjamins aura lieu à la salle Millot, et les finales des championnats M15-M17 à Belle-Beille. Le SCO Volley n’a pas d’équipes en M13, mais ses trois équipes M15F, M17M et M17F sont en finale.

Organisation@Céline et Herveline (mobiliser des bénévoles aux deux salles, appels à crêpes comme l’an dernier, prévoir sirop pour tous, et prévoir des formules repas…). L’événement avait bien rapporté l’an dernier.

Dimanche 27 mai : Finale Coupe Pays de Loire Senior Masculins : demander aux PNF si elles veulent bien s’occuper de la salle et buvette @Herveline

Dimanche 3 juin : Tout Angers Bouge : @ Herveline, demander à Clément s’il faut apporter un Kit Beach + @ Marianne, où en est le triptyque ?

Samedi 16 juin : Tournoi à la mêlée inter-sections du SCO : prévoir l’installation au stade de la Roseraie à partir de 14h : tout le monde aide au montage, puis tout le monde joue :)

Dimanche 17 juin : Tournoi du SCO : @NathL : prévenir David K. pour qu’il se charge de l’organisation et l’installation matérielles.

@Katia : camion frigorifique 

@Herveline : boulangerie, prévoir le pain + viennoiseries pour le matin avec café

@Laetitia (Gladys ?) : vérifier les stocks de Giffard + en reprendre + prévoir les maillots du tournoi

@NathL, demander à Flo s’il serait intéressé pour venir animer

 

4/ Volontaires en Service civique (VSC)

Les différentes missions en cours se terminent comme suit :

Symon : 31/05 ; Clément 14/06 ; Marianne : 31/07.

@Richard : interroger son contact pour le tutorat de VSC de la mission B l’an prochain

Trouver un tuteur pour la mission C : « Aider le Club à promouvoir son développement : mise en place d’actions de promotion, soutien à l'élaboration d’une chaîne de médias dédiée au volley-ball, modifier et alimenter le site Internet. » + Envisager des messages vidéos pour notre communication.

@Herveline : demander aux référents si des tuteurs seraient intéressés

@NathL : contacter JBL pour organiser entretien fin de mission avec les VSC (Symon : 31/05 ; Clément 14/06 ; Marianne : 31/07)

@Herveline : lancer un appel auprès des adhérents pour la Mission C + contacts auprès d'écoles ou de spécialistes de la communication

@NathL : relancer Maxime pour le résultat du sondage.

 

5/Parrainage des équipes jeunes par des seniors

@Herveline : aux référents des équipes premières : Vous souhaitez parrainer une équipe ?...

6/ Journées portes ouvertes « Jeunes »

Des journées portes ouvertes seront organisées le vendredi soir de la rentrée, comme l’an dernier. Cependant, le club organise d’ores et déjà des portes ouvertes axées sur les Jeunes :

le samedi 19 mai, ))

le samedi 2 juin,  )))       de 10h – 18h

le samedi 23 juin, ))

Sébastien a distribué des flyers dans de nombreuses écoles. @Sébastien : mobiliser des parents pour être présents à Jean Rousseau ces trois journées.

@Céline : prévenir la Section Jeunes de la tenue de ces portes ouvertes, mobiliser Jeunes et Parents pour ces journées.

 

7/ Prix et formulaire adhésion saison prochaine

@NathB fera rapidement une proposition de tarifs pour l’an prochain.

@NathB : refaire le formulaire d’adhésion.

 

8/Appels à projets

Angers Mécénat et Fondation Vinci : les deux organisations se sont alliées pour présenter leur appel à projets le mois dernier.  

@Herveline : envoyer le CR de cette présentation et les liens vers l'appel à projets

Organiser un projet en marge du tournoi ? @Herveline, voir avec Bérangère

La Dalle angevine : Clément a repris le dossier de l’année dernière

 

9/ Organisation d’un Challenge pour trouver de partenaires le samedi 15 septembre ; challenge ouvert à tous !

Idée de David K : sur une journée, par équipes, ratisser la ville pour trouver des petits partenaires; s’il nous est difficile de trouver un partenaire à 1000 euros, trouvons-en 10 à 100 euros !

Quadrillage à faire en étoile à partir du centre-ville @Herveline, demander à Marianne.

 

10/ Dates Portes ouvertes du SCO Volley : le vendredi 7 septembre.

11/ Organisation de la saison prochaine 

Pierre ne saura que mi-mai s’il a un poste à Angers l'an prochain. D'ici là, trouver un entraîneur pour l'équipe première masculine/une coach pour assister Richard sur l’équipe première féminine.

@NathL : téléphoner aux entraîneurs possibles.

 

12/ Organiser une soirée partenaires, début octobre. @NathL et @Herveline : préparer un diaporama et organiser la soirée chez un partenaire

  

 

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Réunion de Comité directeur du SCO Volley du 18 janvier

 

Ordre du jour

- Respect de nos engagements et relance des commissions notamment sponsoring et mécénat

- Point finances et trésorerie + coût au réel des déplacements N2 sur la période septembre à décembre et rapport du coût des locations minibus ramené au km

- Prise de conscience de la difficulté de l'équipe technique, de l'avenir

- Décision de la poursuite ou non de l'aide pour Simo l'année prochaine

- Anticipation pour organisation d'un évènement sportif national pour la saison prochaine ?

- Pertinence d'un formulaire en ligne pour les inscriptions saison prochaine

- revoir les actions du projet de club (Olivier )

- le retour sur la réunion sur les bénévoles organisée par l'OMS ( Olivier )

- Lancement du tournoi annuel, organisation de la recherche de lots

 

Absents/excusés : Angélique, Katia, Olivier, Thibault

 

Les membres présents accueillent dans un premier temps Clément, volontaire en service civique (VSC) au club, qui a rédigé le dossier de partenariat commencé par Robin (VSC qui a rompu son contrat en janvier) et doit nous informer de ses démarches pour trouver des partenaires.

Avant de démarrer les discussions à l’ordre du jour, quelques points sont abordés.

A. Herveline et NathL reviennent sur les tensions de la semaine passée:

1/ avec la municipalité (accès à la salle de muscu de l’OMS, accès à Jean Rousseau, rangement du local matériel, etc.). Le service des sports tolère le bar et les tourets en bois qui nous permettent de créer un espace de convivialité les jours de matchs. Ils doivent cependant être rangés convenablement dans le local le reste du temps, et le local (également utilisé par les scolaires en semaine) doit être toujours bien rangé et facile d'accès. La consigne a été passée.

NathL a demandé un R.V avec le Service des sports de la mairie pour apaiser les tensions sur les accès à la salle (gardiens) et à la muscu (OMS).

2/ avec la section Loisirs. Les M15F recevaient en coupe de France le dimanche 14 janvier. L'information n'a pas été transmise à la section Loisirs. Le club a reçu trois mails à ce sujet. NathL et Herveline ont présenté les excuses du bureau pour cet oubli et ont répondu à chaque e-mail, en donnant des explications sur l’impossibilité de prévoir ce genre d’événements à plus de trois semaines, en proposant une rencontre, en invitant également à faire connaître les désirs de la section.

3/ avec l’équipe départementale masculine, qui a décliné l’offre de renfort de deux jeunes (envoyés par Simon sur demande de Richard) venus se joindre à l’équipe pour un match à domicile samedi soir. Dans ce cas précis, les éléments de discussion apportés aux jeunes et aux joueurs ont permis d’établir un dialogue constructif ; les joueurs ont réagi positivement et ont invité les jeunes à se rendre aux entraînements de façon réguilère, à les covoiturer si besoin et à faire connaître leurs dates de disponibilité pour les prochains matchs. Le problème de l’entraîneur parti (Eliez) pose un problème à

l’équipe, aujourd’hui sans entraîneur et sans coach. Pierre propose une solution, à leur transmettre (jeune stagiaire de l'IFEPS, volleyeur).

B. Adèle a reçu un message des filles de l’UFAB proposant un entraînement conjoint volley-basket à la salle Jean Rousseau. Opération positive de communication appréciée de tous. La date est fixée au 9 février. Rassembler le maximum de monde à la salle.

C. Le club a de nouveaux marqueurs, puisque tous les candidats à la formation ont été reçus. Concernant les candidats à l'arbitrage : une candidate de l’année dernière n’a toujours pas été validée par le comité, un candidat a été recalé et un autre n’a pas pu se présenter à l’examen (match).

D. Roselyne Bienvenu, adjointe aux sports, et Emmanuel Mousset, Directeur des services des sports, ont demandé un entretien à Nahtalie Lebrec concernant le suivi du Dispositif local d’accompagnement (DLA). Le rendez-vous aura lieu en janvier.

E. La Boucherie nous apporte un soutien financier de 300 euros cette saison. Une banderole sera mise dans la salle les jours de matchs N2, dès que le virement sera fait.

Une fois ces informations transmises, le ComDir passe aux points à l’ordre du jour.

- Respect de nos engagements et relance des commissions notamment sponsoring et mécénat

La commission sponsoring était, cette année, composée de Flo et Robin (VSC). Robin a quitté le club pour un CDI en janvier; Clément, également VSC, prend donc le relais.

Clément a rédigé un dossier de partenariat que Robin avait commencé et se lance dans la prospection. Il a effectué 5 jours de prospection, en marge de ses autres tâches de communication pour le club. Il a prospecté dans le quartier et laissé le dossier chez certains commerçants. Il a deux R.V à prendre cette semaine.

Florian est en formation et annonce qu’il ne peut plus donner de son temps pour le moment.

Sébastien se propose pour accompagner Clément, à qui le comité directeur apporte son soutien. Des membres l’accompagneront sur demande aux R.V.

Cet aspect du fonctionnement du club manque de dyanisme. Il nous manque les compétences pour le mener à bien.

La recherche de fonds est pourtant vitale et urgente pour le club, comme le confirme le point suivant.

 

- Point trésorerie et finances

Le compte est presque dans le rouge, en attendant la subvention de la Ville, qui ne viendra qu'après l’hiver. Or, l'association a des obligations, à commener par le salarié.

Si cela avait pu être évité l’année dernière, il a été nécessaire de recourir à la banque cette année. Celle-ci propose des prêts à court terme, en attendant la subvention municipale: une tranche de 6000 euros remboursables trois mois plus tard et une tranche de 9000 euros remboursables en mai.

Pour l’obtention de ce prêt, la mairie doit certifier son accord de subvention en guise de garantie et l’association doit envoyer à la banque un compte rendu de réunion faisant état de l’accord du Comité directeur. En l’absence d’autre choix, les huit membres présents donnent leur accord.

@ NathL : demander le courrier au Service des sports.

@ NathB : obtenir les conditions précises après du banquier.

- Coût au réel des déplacements N2 sur la période septembre à décembre

Jusqu’à présent, les déplacements de la N2M ont coûté au club 4 500 euros. Il reste quatre longs déplacements avec hébergement. Le coût est supérieur à l'estimation qui avait été faite.

Pour réduire les coûts, il est proposé, en accord avec Pierre, au lieu de deux mini-bus, de louer un mini-bus et un Scénic : le coût de la location est inférieur, de même que la consommation d'essence.

@Herveline : contacter Renault Rent pour modifier le contrat

- Prise de conscience de la difficulté de l'équipe technique, de l'avenir

Nathalie L. s’est entretenue avec Richard et Pierre la semaine précédente et donne le compte rendu de ces échanges.

Les emplois du temps sont extrêmement chargés pour Richard et Pierre.

Il avait été envisagé l’emploi prochain d’un autre salarié. Interrogé sur cette possibilité par notre association, le Centre national pour le développement du sport (CNDS) recommande deux exercices excédentaires avant de présenter un dossier pour un autre salarié, même à temps partiel. L’exercice 2016-2017 a été excédentaire et a permis de réduire le déficit de moitié environ. Il reste donc des efforts à faire et des partenaires financiers à trouver pour le combler entièrement. Le CNDS ne soutiendra donc pas l’emploi d’un second salarié pour le moment.

Pierre a pris contact avec un ou deux clubs de la région pour leur parler de l’idée d’une mutualisation d’un emploi d’entraîneurs.

Le bureau de St Sylvain a mobilisé ses adhérents (le 27 janvier) pour voir où en est l’implication du club, et éventuellement mener un projet commun avec le SCO.

Dans tous les cas, il faut rapidement mobiliser des ressources pour réunir des fonds et pouvoir payer des entraîneurs. Le club a besoin de fonds, d’un financement durable et stable.

Pierre donne 15 h de son temps par semaine au club. Il va finir l’année scolaire, mais a peu de chances d’obtenir un poste à Angers. Pierre ne peut pas, à ce jour, s’engager sur la saison prochaine.

- Décision de la poursuite ou non de l'aide pour Simo l'année prochaine

Simo, joueur de la N2M, est plutôt satisfait de sa saison au club.

Le coût de ce joueur s’élève à 3790 euros pour la saison (l’estimation a été faite à 4000 euros).

Il est prêt à rester mais demande le remboursement d'un A/R supplémentaire entre Angers et Les Herbiers, à savoir le remboursement de son aller-retour à Angers les jours de match.

Entre-temps, il aurait trouvé un emploi aux Herbiers. Dans l’attente de précisions, le Comité directeur n'a pas pris de décision.

- Anticipation pour l’organisation d'un évènement sportif national pour la saison prochaine

Le club pourrait se porter candidat à l’organisation de phases finales de CDF ou de Festyvolley. Ce sont des événements qui rapporteraient au club, mais nécessitent de mobiliser de nombreux bénévoles. Il faut en parler aux adhérents pour mobiliser les esprits, et en faire un point d’ordre du jour de la prochaine d'AG.

Le club devrait-il, d’ailleurs, fixer son AG en juin?

En rétablissant l’AG en juin, il ne serait plus possible de présenter les comptes d’une année complète, l’exercice démarrant désormais en septembre. Il serait cependant sympathique d'organiser un événement rassembleur pour clôturer la saison.

Idée : chaque année, en juin, le SCO Omnisport organise son buffet campagnard. Des barnums y sont installés pour une durée d'une semaine, et les sections du SCO peuvent réserver une soirée pour y organiser un événement. Le SCO Volley pourrait donc y réserver une soirée pour un repas partagé. @Herveline : en parler d’ores et déjà à M. Gerbout.

- Pertinence d'un formulaire en ligne pour les inscriptions saison prochaine

- Le formulaire en ligne serait inutile, car le dossier reçu ne serait pas complet et qu'il manquerait le règlement.

Les adhérents sont très en retard dans leur inscription et rendent trop souvent des dossiers incomplets. Le travail en aval est important, pour la vérification des dossiers, les relances et la saisie et validation des licences par NathB.

Il est proposé, comme cela se fait dans toutes les associations sportives, d’annoncer des jours et heures de permanences fixes pour faciliter les inscriptions : une date le jour des portes ouvertes, et 2, 3 ou 4 autres dates. Point à confirmer en fin de saison.

- Revoir les actions du projet de club (Olivier )

et

- Retour sur la réunion sur les bénévoles organisée par l'OMS ( Olivier )

En l’absence d’Olivier, ces deux points seront abordés la fois prochaine.

- Lancement du tournoi annuel, organisation de la recherche de lots

Rappel de la date du tournoi annuel du SCO Volley : 17 juin 2018

@herveline : remplir le formulaire de demande en ligne (aide à manifestation de la Ville d’Angers)

@tous : refaire les mêmes demandes de lots que l’an dernier

@laetitia : vente de terrains 50 EUR et vente d’autres prestations, p. ex. Le coin repos “nom du sponsor”, etc. @Tous : trouver des idées de prestations à vendre!

+ Cette année, trouver des lots équivalents pour les H et les F.

@herveline : demander à Tony de refaire l’affiche de l’an dernier avec la nouvelle date + la couleur

@Herveline : envoyer un MP à Saint-Avertin pour leur dire que le SCO a pris modèle sur leur Flash-Infos sur Facebook

@ Florian, contacter Le Fût pour contacts de partenariat

 

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CR de la réunion du CD du 14 décembre 2017

 Absents : Pierre, Thibault, Céline, Katia

 Ordre du jour :

• Le point sur la réunion CNDS - VSC et emploi (NathL et Angélique)

• La mutuelle du salarié (Angélique)

• Le point sur la situation financière (NathB)

+ Le prix des licences à compter de janvier (vote)

+ Le cadeau possible à notre salarié et aux bénévoles pour le 17 déc.

+ Le financement des déplacements coûteux en CDF Jeunes

• Les réelles structuration et actions des différentes commissions

• Projets à lancer et échéancier (Olivier)

• L'organisation du tournoi pour tous de Noël

A ce jour le club compte 244 adhérents dont 130 Séniors et 144 jeunes.

 1/ Le point sur la réunion CNDS - VSC et emploi

Visite d'un membre du CNDS effectuée le 8/12 pour faire le point sur le rapport fiche de mission/poste réel occupé, et justification des emplois (salarié comme civiques).

Le bilan a été reçu le 14/12 et est très positif. Le bilan est à déposer sur le site @Herveline.

Une remarque importante du CNDS : le contrat aidé peut être partagé, et en ce sens, le mi-temps est à favoriser vis à vis du CNDS pour octroi de l'aide.

Situation de fin d'emploi de Robin, suite à départ pour un CDI par ailleurs : demander à Robin une lettre de démission @Angélique – post comité = fait.

A la suite, nouveau recrutement à prévoir dès janvier, pour un profil plutôt orienté Communication, sur 24h/hebdo @Angélique.

 Il est nécessaire de justifier le réinvestissement de la subvention mensuelle de 300 euros sur les emplois civiques @Angélique / Nathalie L.

2/ La mutuelle du salarié

La mutuelle est obligatoire, avec un socle de cotisation de 50% employeur/50% salarié. Elle a été mise en place pour Richard par la mutuelle Humanis à partir du 1er janvier 2018.

 

3/ Le point sur la situation financière

La situation de trésorie est positive de septembre à janvier. Il est attendu qu'elle soit négative de février à mi-avril 2018 et positive à nouveau ensuite jusqu'à août.

A noter un bel apport de mécénat de 5000 euros en décembre 2017.

Le coût des frais de déplacement des équipes premières est de 3500 euros de septembre à novembre.

Il apparaît un besoin important de dynamiser les appels à sponsors.

Plus d'informations sur demande auprès de la trésorière.

Suite à l'AG de septembre, le quitus à été donné à la trésorière (novembre).

 Les tarifs de licences sont ainsi reconduits pour la période janvier 2018 à juillet 2018 :

Baby 60 euros Loisirs 90 euros

Jeunes 130 euros Seniors 150 euros

La gestion des feuilles abandon de frais va être confiée à Marianne @Nathalie B

Cadeau salarié et bénévoles : la subvention CNDS peut être utilisée. La décision pour Richard et Pierre pour cette année a été votée. Un pack sans polo à 143 euros pour Richard. Pour Pierre, à ajuster suivant son besoin @Laetitia.

Financement CDF jeunes : Les déplacements deviennent coûteux pour les parents. Sauf décision du Comité, le club ne participe pas aux frais.

Le Comité propose, sur le périmètre Coupe de France jeunes : un partage des frais de déplacement par les parents, sur la base de 0,30 euros par kms, n'incluant pas les frais de péage.

A charge au parent qui véhicule de gérer et encaisser le remboursement auprès des autres parents dont les enfants ont été transportés.

Insérer cette évolution dans le Règlement intérieur @Olivier

Formulaire d'inscription à modifier, pour signifier cet aspect dès l'inscription @Nathalie B.

4/ Les réelles structuration et actions des différentes commissions

 Boutique : Laetitia / Céline / Clément – commission opérationnelle

 Jeunes : Céline / Sebastien - commission opérationnelle – tournoi jeunes organisé à Haloween; championnat école de volley; en projet : obtenir des places pour matchs pro à partir de M11.

 Communication interne : Flo / Clément - commission opérationnelle – Alimentation du site web; émission de radio sur Angers Campus; animation des matchs N2;

En lien avec la commission site & réseaux : Laetitia/?

Quid de la gestion des affiches ? Voir avec Charles @Herveline

 Sponsor : Flo / Clément :

• Olivier Seyeux à été solicité,

• Cette commission est à structurer d'urgence,

• Entrevoir la possibilité d'une convention de service pour professionaliser la recherche de sponsors,

• le dossier de sponsoring est en cours d'évolution suite aux recommandations du DLA,

• Faire intervenir des étudiants : prendre contact avec l'ESCAE @Olivier

 Evénementielle Tournois Loisirs : Anthony / Natacha / Sarah / Katia - commission opérationnelle

 Afficher à la salle la liste des commissions @Herveline

 5/ Projets à lancer et échéancier

Avant de lancer les projets, il faut les prioriser. Structurer le document plan d'actions du DLA et communiquer pour action du Comité @Olivier – post comité = fait.

6/ L'organisation du tournoi pour tous de Noël

Organisation à prendre en charge @Flo/Thibault – intégrer si possible les emplois civiques. Les ballons de softvolley sont dispo auprès du CD.

Prochaine réunion : en cours de positionnement en semaine 3.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------Réunion de Comité directeur du SCO Volley du 17 octobre 2017

Présents : tous sauf Olivier, Katia et Laetitia (excusés)

- Le point sur les actions de chacun depuis la dernière réunion

Le comité directeur avait validé l’idée de lancement d’un Crowdfunding pour financer les déplacements de N2.

@Thibault : soumettre le texte au bureau

@Herveline : vérifier auprès de Richard et J.B. Lalanne si ce dernier peut mener des entretiens mi-décembre

NathL rencontre O.Seyeux début novembre (sponsoring)

- Lancement des commissions avec attributions et échéances précises

Mickaël M. souhaite joindre la commission Jeunes et Tournois

@Herveline, envoyer les coordonnées de Mickaël à Céline

@Flo, revoir le dossier de partenariat pour sortir une version 2.0 et commencer les recherches de partenaires

@Commission sponsoring : relancer les anciens partenaires (dont Socoren)

@Herveline, répondre à la Boucherie : proposer une banderole dans la salle.

@Céline : passer chez Porképi pour l’interroger sur le prix de l'impression de la banderole inutilisée qui est au bureau.

Boutique :

@Laetitia, avant de fixer une marge, quels sont les prix ?

@Laetitia, prévoir une gamme moins chère qu’Errea; les prix freinent les parents.

@Laetitia @Céline, prévoir des tee-shirts de chauffe pour les enfants (#prénom) à pas cher !

@Laetitia, mettre en place la boutique pour début novembre en vue des commandes de Noël

Relancer les réseaux sociaux  

- Le Facebook sera confié à Clément (service civique). Il faut qu’il annonce le programme du week-end à venir le mercredi/jeudi, les résultats du week-end le lundi avec revue de presse + quelques autres annonces, selon les événements du club

- Twitter : Trouver une personne qui twitte… ! Twitter est plus axé "officiel".

@Herveline, mettre une affiche « Le SCO Volley cherche quelqu’un pour tenir le Twitter du club »)

@Pierre, demander à Mickaël

- Instagram : @Flo : envoyer les codes à Mickaël M. qui a proposé de s’occuper de l’Instagram du club

- Commission pour dossier d'aide pour l'emploi d'un deuxième salarié/groupement de salariés pour saison prochaine

Angélique indique que le CNDS a lancé sa campagne de 2018 (appel à projets).

Cependant, le CNDS recommande un salarié par 200 licenciés.

Il faut trouver une autre solution pour le moment, car le club n’a pas encore les reins assez solides.

@Herveline, interroger Romain M./Ch. Fougou sur les possibilités d'emploi

@NathL. et Angélique ; constituer une liste de questions pour interroger le CNDS et prendre R.V. avec M. Bradfer/M.Tijou 

- Organisation des tâches/de l’emploi du temps des services civiques

Flo est tuteur de Robin et Clément et leur a fait des emplois du temps afin que leurs tâches soient cadrées.

Richard est le tuteur de Symon.

@Angélique, vérifier si un membre du ComDir peut faire un service civique.

- Constitution d'une "commission Simo" : faire une réunion avec Simo pour envisager son installation à Angers (Pierre et NathL + @Pierre : contacter Mathieu, Romain pour en discuter)

- Point sur les déplacements des N2 : Il faut trouver d’autres chauffeurs pour les longs déplacements. (Dernier déplacement long et fatiguant).

@Flo : à transmettre à Robin, viser Apart'City pour les hébergements + Interroger les clubs recevant pour savoir s'ils ont des accords sur place pour les hébergements.

Renault a accepté de sponsoriser le prochain weekend de gala : en contrepartie de mention au micro, logo sur l’affiche, etc. Ils offrent un déplacement en Scenic sur un week-end.

Sur les déplacements de moins de 500 km, prévoir un mini-bus + un scénic.

@Herveline, reprendre le courrier rédigé pour la Fédé pour demander une péréquation. (Préciser les déplacements + des joueurs ne peuvent pas partir à cause du travail/des études le lendemain...)

Référents d'équipe :

Dép.M : Clément Fautrad      Dép.F : @Herveline, demander à Mathieu D.

Régionale M : Pierre M.        Régionale F : @Herveline, interroger Sophie T (ou Béa)

Prénat M. : Thibault ? demander à Charles s’il veut être référent

Prénat F. @Demander à Claire ou Adèle pour être référente.

N2F : Aurélie ?

N2M : @Herveline, demander à Salim

M17M : @Céline, trouver un référent

Date de réunion avec les référents : le 11 novembre fin de matinée

@Pierre

Demander aux gars qui viennent jouer le vendredi soir avec la Régionale de tous payer leur cotisation au club.

@Herveline

Le cas échéant, faire un courrier.

- Informations aux adhérents :

@Herveline : préparer un mail : Appel à chauffeurs pour les déplacements des N2 ; mise en place du crowdfunding;  dates des événements à venir/tournois ; réunion référents le 11 novembre; rappel sur l'existence des réseaux sociaux ; buvettes/gâteaux les jours de match ; dates des weekends de gala ; octobre rose pour que le public s'habille en rose ; don au titre de 2017 = réduction d’impôt (particuliers et entreprises) ; émission club house du SCO Volley sur Radio Campus ; dates de formation arbitrage et feuille de match: 4/11 ; 18/11 ; 25/11

- Point sur les maillots : 2 équipes sans jeu complet ; d'anciens adhérents n'ont jamais rendu leur maillot

@Herveline, voir avec Romain pour sponsor d’un jeu de maillots pour la régionale.

@Herveline, voir avec Katia pour le jeu de SCO4

@Sébastien, envoyer l'inventaire des maillots à Céline

 Publicité pour mettre dans les écoles (Sébastien)

L’effectif de baby-volley est en forte baisse. Recruter dans les écoles. Préparer une affichette 

@Flo, confier la conception d'une affichette à Robin avec -10% pour une inscription avant les vacances de Noël.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------Réunion de comité directeur du 4 septembre 2017

Présents : Nathalie L. (présidente), Nathalie B. (trésorière), Herveline (secrétaire), Katia (vice-présidente), Gladys, Angélique (trésorière adjointe), Céline (responsable secteur jeunes), Laetitia

Excusés : Claire, Pierre, Olivier (vice-président)

Absente : Sarah

Invités et présents en seconde partie : Thibault Barré (N2M) et Florian Delattre

En comité directeur, dans un premier temps, les membres présents ont abordé deux points:

1/ La question des services civiques pour la saison 2017-2018.

Angélique gère le dossier depuis le début pour le compte de l'association (demande d’agrément et suivi).

Le Club a obtenu l’agrément pour accueillir quatre services civiques répartis sur trois missions proposées par le club :

1/ Faire du sport un vecteur de solidarité, d’insertion et de citoyenneté au sein d’un club de volley-ball

2/ Développer et promouvoir le volley-ball féminin - éducation par le sport

3/ Aider le club à promouvoir son développement : mise en place d’actions de promotion, soutien à l’élaboration d’une chaîne de médias dédiée au volley-ball, modification et alimentation du site Internet

Le bureau a déjà reçu trois candidatures pour ces postes. Ceux-ci vont également, tel qu'exigé par règlement, être publié en ligne sur le site service-civique.gouv.fr afin de faire l’objet de recrutements officiels. Les candidats aux offres de mission seront invités à passer un entretien. Une commission dédiée fera le choix de candidats à l’issue du processus de recrutement.

@Angélique : accuser réception des candidatures reçues

@Angélique : peaufiner le détail des missions avec Richard (tuteur ayant suivi la formation et officiellement habilité à suivre les missions), puis afficher les annonces

@Angélique : contacter J.B. Lalanne, qui avait donné un accord officieux pour faire partie de la commission de suivi des volontaires (entretiens, suivi, évaluation, encadrement, etc.).

2/ La question des échéances et des échanges entraîneur-joueurs en vue de la saison suivante.

Le bureau a reçu début septembre les doléances d'un adhérent concernant son souhait de jouer pour la saison qui débute dans une équipe et à un poste particuliers. Les décisions sportives étant prises par les entraîneurs à l'issue de la saison précédente (sur des critères prenant également en compte les comportements et le respect des valeurs du club), il n’est pas toujours possible de répondre aux volontés de catégorie et de niveau de jeu de chacun.

@ Nathalie L. : proposer une autre catégorie d'équipe à ce joueur.

Proposition du comité directeur : les entraîneurs, salariés comme bénévoles, actuels et futurs, devraient faire un retour à chaque joueur dès la fin de la saison, afin que chacun sache suffisamment en amont s'il pourra ou non jouer au niveau souhaité au SCO Volley et ait, le cas échéant, la possibilité de se tourner vers un autre club.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Dans un second temps, Florian et Thibault se joignent aux membres présents.

1/ La discussion porte sur l’organisation et l’établissement d'un budget des déplacements et hébergements des équipes nationales.

La N2M notamment va faire des déplacements lointains (plus de 11 000 km).

Flo présente le tableau comparatif des différents loueurs de mini-bus contactés : Super U, ABS, Combi Évasion et Renault.

Après discussion portant sur les avantages et inconvénients finananciers et qualitatifs de chacun, le comité directeur décide à l'unanimité d'opter pour Renault, qui propose, outre des services de location, un réel partenariat avec le SCO Volley (location supplémentaire à prix très avantageux pour le club et ses adhérents, parainage d’événement (tournoi), etc.)

@ Flo : envoyer au comité directeur le contrat de partenariat

@ Thibault & Flo : organiser avec Robin, bénévole et candidat à un service civique, des propositions d’hébergement sur les dates où les joueurs ne pourront pas faire l’A/R dans la journée

 

2/ Un point rapide est fait sur l’organisation de l’AG du vendredi 8 septembre, et les rôles sont répartis.

Nous attendons toujours la révision des statuts et la validation du règlement intérieur par le cabinet Mouvens qui nous accompagnés tout au long de la saison. Ces documents seront mis en ligne dès que possible à l’attention des adhérents, en vue de leur adoption à l'AG du 8/09.

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 Réunion des membres du comité directeur du SCO Volley

Le jeudi 4 mai 2017

Excusés : Gladys, NathB, Olivier

Également présents : Pascal Couvreur, Richard

 

Compte rendu

  • Préparation d'un courrier à Michel Marsault pour justification des dépenses correspondant aux chèques qu’il a encaissés sur son compte personnel

 

Les 5 chèques sans justificatif de dépenses demandés à la banque ont été encaissés par Michel Marsault (montants de 500, 1000, 500, 400, 1000 et 900 euros). Les talons de chèques indiquent parfois un autre ordre.

 

Action :

Lettre recommandée à Michel Marsault demandant les justificatifs des dépenses correspondant à ces 5 chèques. Lui demander également de justifier les dépenses pour les 9 autres chèques sans justificatif et pour lesquels nous n’avons pas eu de retour de sa part. Indiquer que nous avons pris conseil pour savoir quelle marche à suivre.

Lui demander de quelle façon il envisage de rembourser le club et lui proposer de le rencontrer pour en discuter (@Pascal C. rédige le courrier pour le début de semaine prochaine).

 

  • Participation du club au déplacement de l’équipe N3 filles à Vélizy (Gladys) du 20/21 mai

 

La formule de jeu n’est pas sortie encore : éliminatoire ou tournoi sur le week-end ?

Gladys a fait un budget qui s’élève à : 600 euros.

Le bureau est favorable à une participation aux frais, @Herveline, voir rapidement avec NathB à hauteur de quel montant l’association peut participer aux frais.

 

  • Tournoi du 18 juin : lots acquis et à acquérir + dotation l’Equip + devis tee-shirts + courses

 

Tout au long de l’année, toutes sortes de vêtements et objets en tous genres ont été amassés dans le bureau et le local de rangement du couloir. Les adhérents sont invités à venir les récupérer avant que le club s’en sépare.

Stand de vide-SCO à prévoir le jour du Tournoi?

Tee-shirts : devis à demander à l’Equip (@Katia)

Lots : voir avec NathB pour le complément à acheter (à décider à la réunion spéciale tournoi)

Flo : Galerie Lafayette OK – bons d’achat : 3 x 100 euros + une eau de toilette

NathL. a relancé Décathlon.

@Pierre : Demander au CD49 des invitations au tournoi de bord de Loire

Mairie : Aquavita, patinoire, etc. réponse négative.

@Herveline : Demander à Julien des bons d’achat pour le tournoi

@Katia : dotation de 250 EUR à l’Equip, voir quoi prendre en vue du tournoi

 

Mercredi 7 juin : Réunion à 19h pour attribution des tâches. Tous les adhérents désireux d’aider à l’organisation du tournoi sont attendus à cette réunion.

(Lieu à déterminer selon le nombre de personnes)

 

@Sarah : déposer au SCO le dossier Tournoi de l’an dernier

Vente des terrains à des sponsors : interroger les commerçants et divers contacts : @Laetitia et tous ! Vendre le terrain 50 EUR la journée.

 

  • Non-paiement de licences des loisirs de fin de saison, décharge de responsabilité ? (Sarah)

Des loisirs arrivent en cette fin de saison. Quelle politique adopter ? Paiement à 90EUR pour le reste de la saison ou carte de 10 séances en leur demandant un certificat de responsabilité civile ?

Décision : demander 5 EUR par séance, avec présentation obligatoire de certificat de responsabilité civile + décharge de responsabilité. @Katia et Sarah

@NathB : prévoir au plus vite un fonds de caisse de tranches de 5 EUR (Herveline)

 

  • Remboursement caution maillots, procédure ?

Nous n’avons aucun moyen de savoir qui a versé une caution les années précédentes. De plus, le club ne peut pas émettre de chèque sans justificatif ! Malheureusement, comptablement, il est impossible pour l’association de donner de l’argent sans justificatif. Les éventuelles cautions des années précédentes ne pourront pas être remboursées.

 

  • Permanences et inscriptions saison prochaine:

Les inscriptions pourront être prises après le 1er juillet seulement (une fois le formulaire de la FFVB reçu).

 

Seules les dossiers complets seront acceptés, à savoir :

 

Formulaire d’adhésion au club

Certificat médical

Photo 

Formulaire d’adhésion FFVB (disponible le 1er juillet)

Règlement

 

Voir avec le centre médico-sportif s’ils ont des créneaux de libres/réservables pour les visites médicales gratuites.

(Les créneaux indiqués sur Internet sont : 17h-19h du lundi au vendredi)

Demander s’ils peuvent ouvrir au SCO Volley le mercredi 28 et le vendredi 30 juin. @Herveline

Permanences : à déterminer.

 

  • Équipement saison prochaine (jeux de maillots, shorts à vendre)

Intersport : interrogés par Gladys et Laetitia ; Orhon : a donné ses devis

Les maillots restent ensemble la saison prochaine (comme chez les jeunes !)

Vente de shorts de jeunes : 5 EUR à la rentrée

 

  • Recrutement équipe nationale garçons et filles, et décision/réponse joueur des Herbiers (Pierre et NathL).

Entretien avec un joueur (candidature spontanée) de Vendée pour venir jouer au SCO. Demande à être payé : décision négative à l’unanimité. Réponse à lui donner, lui proposer quelque chose ? Serait favorable à jouer même en N3. Mieux vaut trouver un entraîneur. Le club ne peut pas proposer quelque chose. (NathL.)

 

  • Encadrement des équipes du club saison prochaine.

(Pierre et Richard) : dans les deux catégories :

4 équipes seniors l’an prochain : départ., région., prénat. et N2

Présence de Clément : dépend de son concours.

Béa ?

Manquera une personne au moins pour l’encadrement féminin.

 

Gars Une départ : ?

Une régionale : Pierre ; Prénat. Thibault ?

N2 : Pierre

 

Deuxième salarié à partager

Un club du 49 serait favorable à une mutualisation d’entraîneur. Prévoir une réunion. @NathL rappelle pour fixer une réunion. ENOA - St-Barth.– St-Sylvain

 

  • Services civiques: Passer par Profession Sport ou obtenir notre propre agrément ?(dossier géré par Angélique) : Décision : demander l’agrément.

@Angélique : contacter Richard, NathB, NathL pour faire le dossier et demander à J.B. Lalanne s’il pourrait être superviseur des services civiques

@Herveline : envoyer à Angélique CR de la dernière AG avec modification des dirigeants.

 

  • Point sponsors notamment liste d’équipements pour préparer la saison prochaine:

Liste : 5 équipements à renouveler N2, deux jeux + un jeu filles seniors +et deux équipes jeunes : M13 et M17

@Herveline : contacter le papa de Léna pour maillots M15 la saison prochaine.

@Herveline : contacter Paulin pour O’Tono (maillots Pré-nat)

Gladys et Laetitia poursuivent les recherches.

 Arbitre qui donne du temps au club: remerciement du club (@Céline et @NathL)

  • Invitation d’adhérents à notre prochaine réunion pour discuter de points avant l’AG? Oui, les adhérents qui le souhaitent sont invités à nous transmettre des points à mettre à l’ordre du jour de la prochaine réunion et à y participer.

Prochaine réunion fixée le jeudi 6 juillet (lieu à déterminer)

Renouvellement du bureau : Claire laissera sa place (éloignement géographique).

Les personnes souhaitant quitter le bureau sont invitées à se faire connaître rapidement + inviter des candidats motivés, qui ont des idées, et sont prêts à agir dans un état d’esprit positif et constructif à faire partie du Comité !

Les candidatures sont les bienvenues.

 

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Compte rendu de la réunion du Comité directeur du SCO Volley du 6 avril 2017

Excusées : Claire et Laétitia

 

Les statuts et le règlement intérieur (Olivier) : ce point est remis à une date ultérieure.

 

Profession Sport (NathL) : organisme chargé du versement de salaire et de la fiche de paye de Richard. La question est de savoir s’il faut changer d’organisme. Il y a eu, en effet, beaucoup de problèmes et d’erreurs en début de saison. La relation est mieux établie maintenant.

Proposition : Interroger la CAVA 49 @Angélique

 

Services civiques actuels (le point sur le fonctionnement et les horaires) et la saison prochaine :

Les services civiques durent 8 mois. Échéances : 15 juillet pour Mickaël et 1er septembre pour Clémentine.

Proposition : Faire le point avec Mickaël sur ses horaires et son emploi du temps à l’occasion d’un R.V. @NathL

Prochains services civiques : David Kessel s’était chargé des dossiers en début de saison.

Proposition : prendre R.V. à la Cit