CR du Comité Directeur

Réunion de comité directeur du 4 septembre 2017

Présents : Nathalie L. (présidente), Nathalie B. (trésorière), Herveline (secrétaire), Katia (vice-présidente), Gladys, Angélique (trésorière adjointe), Céline (responsable secteur jeunes), Laetitia

Excusés : Claire, Pierre, Olivier (vice-président)

Absente : Sarah

Invités et présents en seconde partie : Thibault Barré (N2M) et Florian Delattre

En comité directeur, dans un premier temps, les membres présents ont abordé deux points:

1/ La question des services civiques pour la saison 2017-2018.

Angélique gère le dossier depuis le début pour le compte de l'association (demande d’agrément et suivi).

Le Club a obtenu l’agrément pour accueillir quatre services civiques répartis sur trois missions proposées par le club :

1/ Faire du sport un vecteur de solidarité, d’insertion et de citoyenneté au sein d’un club de volley-ball

2/ Développer et promouvoir le volley-ball féminin - éducation par le sport

3/ Aider le club à promouvoir son développement : mise en place d’actions de promotion, soutien à l’élaboration d’une chaîne de médias dédiée au volley-ball, modification et alimentation du site Internet

Le bureau a déjà reçu trois candidatures pour ces postes. Ceux-ci vont également, tel qu'exigé par règlement, être publié en ligne sur le site service-civique.gouv.fr afin de faire l’objet de recrutements officiels. Les candidats aux offres de mission seront invités à passer un entretien. Une commission dédiée fera le choix de candidats à l’issue du processus de recrutement.

@Angélique : accuser réception des candidatures reçues

@Angélique : peaufiner le détail des missions avec Richard (tuteur ayant suivi la formation et officiellement habilité à suivre les missions), puis afficher les annonces

@Angélique : contacter J.B. Lalanne, qui avait donné un accord officieux pour faire partie de la commission de suivi des volontaires (entretiens, suivi, évaluation, encadrement, etc.).

2/ La question des échéances et des échanges entraîneur-joueurs en vue de la saison suivante.

Le bureau a reçu début septembre les doléances d'un adhérent concernant son souhait de jouer pour la saison qui débute dans une équipe et à un poste particuliers. Les décisions sportives étant prises par les entraîneurs à l'issue de la saison précédente (sur des critères prenant également en compte les comportements et le respect des valeurs du club), il n’est pas toujours possible de répondre aux volontés de catégorie et de niveau de jeu de chacun.

@ Nathalie L. : proposer une autre catégorie d'équipe à ce joueur.

Proposition du comité directeur : les entraîneurs, salariés comme bénévoles, actuels et futurs, devraient faire un retour à chaque joueur dès la fin de la saison, afin que chacun sache suffisamment en amont s'il pourra ou non jouer au niveau souhaité au SCO Volley et ait, le cas échéant, la possibilité de se tourner vers un autre club.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Dans un second temps, Florian et Thibault se joignent aux membres présents.

1/ La discussion porte sur l’organisation et l’établissement d'un budget des déplacements et hébergements des équipes nationales.

La N2M notamment va faire des déplacements lointains (plus de 11 000 km).

Flo présente le tableau comparatif des différents loueurs de mini-bus contactés : Super U, ABS, Combi Évasion et Renault.

Après discussion portant sur les avantages et inconvénients finananciers et qualitatifs de chacun, le comité directeur décide à l'unanimité d'opter pour Renault, qui propose, outre des services de location, un réel partenariat avec le SCO Volley (location supplémentaire à prix très avantageux pour le club et ses adhérents, parainage d’événement (tournoi), etc.)

@ Flo : envoyer au comité directeur le contrat de partenariat

@ Thibault & Flo : organiser avec Robin, bénévole et candidat à un service civique, des propositions d’hébergement sur les dates où les joueurs ne pourront pas faire l’A/R dans la journée

 

2/ Un point rapide est fait sur l’organisation de l’AG du vendredi 8 septembre, et les rôles sont répartis.

Nous attendons toujours la révision des statuts et la validation du règlement intérieur par le cabinet Mouvens qui nous accompagnés tout au long de la saison. Ces documents seront mis en ligne dès que possible à l’attention des adhérents, en vue de leur adoption à l'AG du 8/09.

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 Réunion des membres du comité directeur du SCO Volley

Le jeudi 4 mai 2017

Excusés : Gladys, NathB, Olivier

Également présents : Pascal Couvreur, Richard

 

Compte rendu

  • Préparation d'un courrier à Michel Marsault pour justification des dépenses correspondant aux chèques qu’il a encaissés sur son compte personnel

 

Les 5 chèques sans justificatif de dépenses demandés à la banque ont été encaissés par Michel Marsault (montants de 500, 1000, 500, 400, 1000 et 900 euros). Les talons de chèques indiquent parfois un autre ordre.

 

Action :

Lettre recommandée à Michel Marsault demandant les justificatifs des dépenses correspondant à ces 5 chèques. Lui demander également de justifier les dépenses pour les 9 autres chèques sans justificatif et pour lesquels nous n’avons pas eu de retour de sa part. Indiquer que nous avons pris conseil pour savoir quelle marche à suivre.

Lui demander de quelle façon il envisage de rembourser le club et lui proposer de le rencontrer pour en discuter (@Pascal C. rédige le courrier pour le début de semaine prochaine).

 

  • Participation du club au déplacement de l’équipe N3 filles à Vélizy (Gladys) du 20/21 mai

 

La formule de jeu n’est pas sortie encore : éliminatoire ou tournoi sur le week-end ?

Gladys a fait un budget qui s’élève à : 600 euros.

Le bureau est favorable à une participation aux frais, @Herveline, voir rapidement avec NathB à hauteur de quel montant l’association peut participer aux frais.

 

  • Tournoi du 18 juin : lots acquis et à acquérir + dotation l’Equip + devis tee-shirts + courses

 

Tout au long de l’année, toutes sortes de vêtements et objets en tous genres ont été amassés dans le bureau et le local de rangement du couloir. Les adhérents sont invités à venir les récupérer avant que le club s’en sépare.

Stand de vide-SCO à prévoir le jour du Tournoi?

Tee-shirts : devis à demander à l’Equip (@Katia)

Lots : voir avec NathB pour le complément à acheter (à décider à la réunion spéciale tournoi)

Flo : Galerie Lafayette OK – bons d’achat : 3 x 100 euros + une eau de toilette

NathL. a relancé Décathlon.

@Pierre : Demander au CD49 des invitations au tournoi de bord de Loire

Mairie : Aquavita, patinoire, etc. réponse négative.

@Herveline : Demander à Julien des bons d’achat pour le tournoi

@Katia : dotation de 250 EUR à l’Equip, voir quoi prendre en vue du tournoi

 

Mercredi 7 juin : Réunion à 19h pour attribution des tâches. Tous les adhérents désireux d’aider à l’organisation du tournoi sont attendus à cette réunion.

(Lieu à déterminer selon le nombre de personnes)

 

@Sarah : déposer au SCO le dossier Tournoi de l’an dernier

Vente des terrains à des sponsors : interroger les commerçants et divers contacts : @Laetitia et tous ! Vendre le terrain 50 EUR la journée.

 

  • Non-paiement de licences des loisirs de fin de saison, décharge de responsabilité ? (Sarah)

Des loisirs arrivent en cette fin de saison. Quelle politique adopter ? Paiement à 90EUR pour le reste de la saison ou carte de 10 séances en leur demandant un certificat de responsabilité civile ?

Décision : demander 5 EUR par séance, avec présentation obligatoire de certificat de responsabilité civile + décharge de responsabilité. @Katia et Sarah

@NathB : prévoir au plus vite un fonds de caisse de tranches de 5 EUR (Herveline)

 

  • Remboursement caution maillots, procédure ?

Nous n’avons aucun moyen de savoir qui a versé une caution les années précédentes. De plus, le club ne peut pas émettre de chèque sans justificatif ! Malheureusement, comptablement, il est impossible pour l’association de donner de l’argent sans justificatif. Les éventuelles cautions des années précédentes ne pourront pas être remboursées.

 

  • Permanences et inscriptions saison prochaine:

Les inscriptions pourront être prises après le 1er juillet seulement (une fois le formulaire de la FFVB reçu).

 

Seules les dossiers complets seront acceptés, à savoir :

 

Formulaire d’adhésion au club

Certificat médical

Photo 

Formulaire d’adhésion FFVB (disponible le 1er juillet)

Règlement

 

Voir avec le centre médico-sportif s’ils ont des créneaux de libres/réservables pour les visites médicales gratuites.

(Les créneaux indiqués sur Internet sont : 17h-19h du lundi au vendredi)

Demander s’ils peuvent ouvrir au SCO Volley le mercredi 28 et le vendredi 30 juin. @Herveline

Permanences : à déterminer.

 

  • Équipement saison prochaine (jeux de maillots, shorts à vendre)

Intersport : interrogés par Gladys et Laetitia ; Orhon : a donné ses devis

Les maillots restent ensemble la saison prochaine (comme chez les jeunes !)

Vente de shorts de jeunes : 5 EUR à la rentrée

 

  • Recrutement équipe nationale garçons et filles, et décision/réponse joueur des Herbiers (Pierre et NathL).

Entretien avec un joueur (candidature spontanée) de Vendée pour venir jouer au SCO. Demande à être payé : décision négative à l’unanimité. Réponse à lui donner, lui proposer quelque chose ? Serait favorable à jouer même en N3. Mieux vaut trouver un entraîneur. Le club ne peut pas proposer quelque chose. (NathL.)

 

  • Encadrement des équipes du club saison prochaine.

(Pierre et Richard) : dans les deux catégories :

4 équipes seniors l’an prochain : départ., région., prénat. et N2

Présence de Clément : dépend de son concours.

Béa ?

Manquera une personne au moins pour l’encadrement féminin.

 

Gars Une départ : ?

Une régionale : Pierre ; Prénat. Thibault ?

N2 : Pierre

 

Deuxième salarié à partager

Un club du 49 serait favorable à une mutualisation d’entraîneur. Prévoir une réunion. @NathL rappelle pour fixer une réunion. ENOA - St-Barth.– St-Sylvain

 

  • Services civiques: Passer par Profession Sport ou obtenir notre propre agrément ?(dossier géré par Angélique) : Décision : demander l’agrément.

@Angélique : contacter Richard, NathB, NathL pour faire le dossier et demander à J.B. Lalanne s’il pourrait être superviseur des services civiques

@Herveline : envoyer à Angélique CR de la dernière AG avec modification des dirigeants.

 

  • Point sponsors notamment liste d’équipements pour préparer la saison prochaine:

Liste : 5 équipements à renouveler N2, deux jeux + un jeu filles seniors +et deux équipes jeunes : M13 et M17

@Herveline : contacter le papa de Léna pour maillots M15 la saison prochaine.

@Herveline : contacter Paulin pour O’Tono (maillots Pré-nat)

Gladys et Laetitia poursuivent les recherches.

 Arbitre qui donne du temps au club: remerciement du club (@Céline et @NathL)

  • Invitation d’adhérents à notre prochaine réunion pour discuter de points avant l’AG? Oui, les adhérents qui le souhaitent sont invités à nous transmettre des points à mettre à l’ordre du jour de la prochaine réunion et à y participer.

Prochaine réunion fixée le jeudi 6 juillet (lieu à déterminer)

Renouvellement du bureau : Claire laissera sa place (éloignement géographique).

Les personnes souhaitant quitter le bureau sont invitées à se faire connaître rapidement + inviter des candidats motivés, qui ont des idées, et sont prêts à agir dans un état d’esprit positif et constructif à faire partie du Comité !

Les candidatures sont les bienvenues.

 

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Compte rendu de la réunion du Comité directeur du SCO Volley du 6 avril 2017

Excusées : Claire et Laétitia

 

Les statuts et le règlement intérieur (Olivier) : ce point est remis à une date ultérieure.

 

Profession Sport (NathL) : organisme chargé du versement de salaire et de la fiche de paye de Richard. La question est de savoir s’il faut changer d’organisme. Il y a eu, en effet, beaucoup de problèmes et d’erreurs en début de saison. La relation est mieux établie maintenant.

Proposition : Interroger la CAVA 49 @Angélique

 

Services civiques actuels (le point sur le fonctionnement et les horaires) et la saison prochaine :

Les services civiques durent 8 mois. Échéances : 15 juillet pour Mickaël et 1er septembre pour Clémentine.

Proposition : Faire le point avec Mickaël sur ses horaires et son emploi du temps à l’occasion d’un R.V. @NathL

Prochains services civiques : David Kessel s’était chargé des dossiers en début de saison.

Proposition : prendre R.V. à la Cité administrative pour mettre en place une demande d’agrément services civiques @Herveline : rappeler David et l’y accompagner si Angélique ne peut pas.

 

Dossier d’emploi (Angélique) – Le club va devoir fonctionner la saison prochaine avec un seul salarié et des services civiques. Cependant, un second entraîneur salarié va devenir nécessaire, dès que les finances vont le permettre. Il faut monter le dossier maintenant pour la saison 2018-2019.

Proposition : groupe chargé de ce dossier : Angélique, Pierre, NathB, Richard, Geoffrey. Interroger Geoffrey B @NathL.

Finances : subvention reçue de la mairie : total octroyé de 43 000 EUR, dont 10 000 déjà en juin dernier.

La subvention a été versée, sauf la partie Équipement (1920 EUR. @NathL : contacter la mairie pour demander les conditions de versement de la subvention équiepment.

Au vu des aides reçues et des décisions prises cette année pour tenir les finances au plus serré, l’association n’aura pas besoin d’avoir recours au billet de trésorerie proposé par la banque.

Le Fondes a proposé un nouvel accompagnement avec établissement du budget sur trois ans. Le coût de cet accompagnement est de 3000 EUR (Fondes 2500, Mairie 400, SCO 100) (voir compte rendu de la réunion de mars 2017). Mme Bienvenu discute le 24 avril au conseil municipal du coût de 400 EUR pour la mairie. @ NathB appelle Angélique Leroux au Fondes pour le suivi du dossier.

L’échéancier de remboursement proposé à l’omnisport (cotisations et prêt) a été accepté. NathB gère le remboursement.

Le traçage de cinq chèques est en cours (gratuitement) par la banque du club. @NathB : rappeler M. Galon pour avoir le résultat. Il manque toujours des justificatifs pour de gros montants tirés par chèques sur le compte du club durant la saison précédente.

 

Vœux à formuler à la Ligue en vue de son AG le 17 juin à Laval : A priori, pas de vœux particuliers à formuler sur l’organisation des championnats sportifs. Il est possible de formuler des vœux jusqu’au 30 avril.

 

Refonte logo SCO : lancer un appel à Tony et Charles pour envisager de modifier le logo. @Herveline

Licences saison prochaine : tarifs et processus interne pour éviter les impayés. Le bureau a dû faire des relances pour obtenir certains paiements très tard dans la saison.

Proposition : mettre en place une procédure d’inscription; les dossiers devront être complets et payés avant que les joueurs ne puissent s’entraîner @Herveline et NathB

Refaire le bulletin d’adhésion (Herveine et NathB.).

Inscriptions possibles dès le mois de juin.

Proposition : Proposer la vente de shorts aux adhérents. @Angélique et NathB se renseignent sur la possibilité juridique.

 

Matériel pour le tournoi du 18 juin : véhicules Opel et oriflammes Opel et Galeries Lafayette.

La mairie place les terrains, tracés au sol (13). Kit manifestation à disposition. Le vendredi à 10h, y aller pour se faire remettres les clés @Herveline et ?

Prendre contact avec le CD 49 pour leur demander des kits de terrain supplémentaires, car en cas de beau temps, le nombre sera insuffisant @NathL.

Angélique : envoyer l’attestation d’assurance à Herveline (à faire suivre à Pierre pour la mairie)

Matériel : BBQ à la salle; bouteille de gaz chez Pierre/Friteuses : une du SCO rugby; interroger rapidement au Boul. du Doyenné pour tireuse et friteuse @Katia/Vérification électrique avant @David/Tireuse à bière : @Céline/Cafetière : Omnisport @Katia : la réserver/@Katia : contacter Super U Les justices pour demander camion frigorique + achats et reprise des invendus. + glace/Gobelets : à demander à M. Marzelier @Herveline/

Lots : plusieurs réponses positives de parcs, zoos, etc. @Flo : faire les courriers pour ceux qui ont demandé un courrier écrit.  Lots : 250 EUR à récupérer chez l’Equip @Pierre. Les galeries Lafayette donneront des cartes cadeaux

Commande de t-shirts : demander un devis aux équipementiers (@Pierre et Katia l’Equip) ; Intersport (@Flo et Richard); Porképi (@Céline); Orhon (@Herveline) : voir mail de NathB pour les quantités. Faire mettre le logo du tournoi et du club. Pas de date : devis pour 150 t-shirts 

Sponsors : Gladys et Lili sont allées au James Joyce. Budget de 500 EUR pour une équipe de filles (séniors) : lui faire une proposition. Gladys y retourne avec le contrat de sponsoring.

Point Opel et Mini-bus (Flo). Il s’agissait d’un deuxième R.V (Flo et Richard). Le directeur est intéressé. Expo de voitures au tournoi du 18 juin. Location de 2 mini-bus à prix coûtant. Proposition à 140 EUR par week-end. 25 déplacements l’année prochaine. Mailots possibles également. Flo et Richard suivent le dossier.

U-Express : d’accord pour nous refaire des paniers garnis. Pas de budget autre pour le moment. Olivier l’a rencontré et entretient la collaboration.

Boutique SCO : @Laétitia et Gladys : préparer un document, avec diversité de produits et de marques

Point divers

- Interroger Promocash pour faire les courses à moins cher : @Céline

- Demande à faire à la mairie pour occuper la salle Jean Moulin davantage (pour les équipes nationales). Richard a préparé un document en ce sens @Herveline, le faire suivre à la mairie

- Projet PWG des M17M : demande de vente pour les deux dimanches restants. Le bureau accepte à l’unanimité. Pour le tournoi B&W : refus (les tournois sont en faveur du club). (@NathL leur donne réponse).

- Finales de la Coupe de l’Anjou : étudier et confirmer l’organisation des finales le dimanche 14 mai @Herveline

- Date de l’AG du SCO Volley: date proposée : le vendredi 8 septembre @Herveline, mail à l’OMS pour confirmer la disponiblité d’une salle.

- Fête de fin de saison le 17 juin à la Roseraie, veille du tournoi. Rappeler la date, inviter toutes et tous à venir aider à l’installation + tournoi informel entre adhérents et grillades le soir.

Point Omnisport (Katia) : apporter les deux oriflammes au SCO Omnisport samedi

Tout Angers Bouge le 4 juin : la mairie a demandé au volley de bien vouloir rejoindre le stand de l’omnisport uniquement par manque de stands cette année. Dossier suivi par Clémentine pour le volley et par Katia pour l’omnisport. Clémentine et M. Gerbout ont été mis en contact (Herveline)

L’omnisports est en train de chercher à mutualiser les déplacements. Le problème est que chaque section a besoin de mini-bus les week-ends, aux mêmes moments.

 

22h30 : séance levée.

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Compte rendu de la réunion du comité directeur du SCO Volley du 9 mars 2017 

Présents : Nathalie Lebrec (présidente), Nathalie Boivin (trésorière), Olivier Chiron (vice-président), Katia Couvreur (vice-présidente), Angélique Lech, Céline Cadot, Sarah Idais, Pierre Moncanis, Herveline Thépaut (secrétaire), Laétitia Bernard

Absente : Claire Rabu

Excusée : Gladys Hoarau

Invités : Florian Delattre, Richard Sauvervald (arrivé vers 21h30) 

Point tournoi St Valentin Moins d'équipes que prévu mais une bonne implication de jeu. Le bénéfice net est d'environ 100 euros. Huit équipes pour ce tournoi. A refaire mais pas le soir même et plutôt en fin de semaine. De même, anticiper la communication sur ce genre d'événements, pour effectuer ensuite à intervalles réguliers des relances de communication. Utilisation de la tireuse à bière très positive. Animation de Mickael à renouveler. 

Organisation tournoi Black and white Le vendredi 12 mai, salle Rousseau. 12 équipes maximum en 4x4.  Paiements à partir de 19h00, début tournoi à 19h30 ; 18 euros par équipe.  Équipes loisirs mixtes et départementaux. Avec pré-inscriptions. Dress code noir et blanc. Prévoir des lots légers @ à déterminer.  Nathalie L. Demande à Charles de faire l'affiche. Voir si Richard est disponible pour l'animation.  

Organisation tournoi SCO du 18 juin à la Roseraie Pierre a pris contact avec M. Marsollier de la Mairie : Les terrains seront déployés dans la semaine. Pierre effectuera une visite pour contrôle.

Samedi 17 juin : installation l'apm de la buvette et des espaces sponsoring, avec possibilité d'un minitournoi interne et soirée grillades le samedi soir. Le site est gardé la nuit et des vestiaires seront prévus sur place.

Dimanche 18 juin : inscriptions à partir de 9h30 (jusqu’à 10h30). Le tournoi commence à 11h15. Pas de pré-inscription possible. Tarif à 8 euros avec Tee-shirt. Tee-shirts pour les 120 premiers. Faire faire des tee-shirts sans date avec logo @ à voir au prochain CD Les équipes :   Compétition en 3x3 M et 3x3 F  Loisirs mixte en 4x4  Jeunes en 4x4

Les lots : on récompense les 3 premières équipes de chaque catégorie.  En 2015 : 2700 euros d'achat de lots - 2640 euros de gains sponsors - 1400 euros de gain buvette - 1200 euros de gain d'inscriptions.  Il va être nécessaire d'effectuer une recherche active de sponsors pour les lots : faire un courrier type pour récupérer des entrées gratuites pour les parcs : Puy du Fou, Terra Botanica, Futuroscope, accrobranche, Laser Game, Paint Ball,... @ Herveline, courrier que chaque membre du bureau se répartira pour recherche. Buvette : prévoir une friteuse double bac - voir avec omnisports @ Katia. Prévoir 2 tireuses à bière et au moins 4 fûts. 

Communication : faire mail au plus tôt aux référents @ Herveline. Intégrer l'info sur les réseaux sociaux @ Laetitia Mettre l'affiche à la salle @ Olivier 

Organisation des finales régionales Jeunes du 29 avril : Pas assez de salles disponibles sur Angers. Projet compromis.  

Trousseau de clés : La décision est prise de ne pas refaire pour cette saison de trousseau de clés. 

Situation financière

FONDES Le Fondes a prêté au SCO 8 000 euros à 0 %, remboursables sur 12 mois à partir de mars 2017. Suite de l’accompagnement : proposition : développer le projet du club à 3 ans (il faut monter un projet de club sur trois ans et son financement nécessaire). 

DLA (Dispositif local d’accompagnement) possible de 3000 euros, financés comme suit :  Fondes 2500, Mairie 400, SCO 100. Décision sera prise fin avril par la mairie (au conseil municipal). Le DLA débuterait début juin pour terminer mi-juillet (de nouveau avec le cabinet Mouvens). 

PLAN DE TRÉSORERIE La situation est tenue, grâce notamment à 10 000 euros prêtés par l’Omnisport, et les 8000 euros prêtés par le Fondes. Le dossier présenté à la banque pour un « découvert autorisé » a été refusé par la banque (vu les antécédents du club). La banque propose un « billet de trésorerie » : décision soumise au vote (le banquier a besoin du procès-verbal de la réunion). Proposition : 8000 euros à 4,77 %. Décision votée à l’unanimité par les membres présents. 

ORIGINE DES CHÈQUES NON JUSTIFIÉS. Un chèque de 500 euros dont on ne connaissait pas la provenance, refusé en juin 2016 et représenté en juillet 2016, a fait l’objet d’une recherche par la Banque. Le chèque a été encaissé par Michel Marsault. La banque fera des recherches pour d’autres chèques de gros montants, qui présentent le même problème, car il n’est pas possible de les placer dans la comptabilité.  

OMNISPORTS : cotisations 2015-2016 encore impayées : 612 euros x 2 encore dûs. NathB propose de les payer en mai et juin 2017. Proposition acceptée. Échéancier du prêt de 10 000 EUR : 417 euros/mois à partir de mars 2018, une fois le Fondes remboursé. Sera proposé à l’omnisport. Voté à l’unanimité. 
SUBVENTION MAIRIE : Le club attend le courrier de la mairie demandant les documents à fournir pour verser les fonds. Tout est prêt. 
BUDGET PRÉVISIONNEL : cette saison  +/-95 000 euros; saison prochaine : +/-97 000 euros. 

Point sponsoring 
Harmonie Mutuelle (Katia) : ça doit passer en comité « prochainement ». U-Express : petite somme pour équipement ; Katia le rappelle cette semaine. Relancer l’Agence Nicole Joubert @Céline Contrat signé avec Esprit Nature (Céline) pour jeu de maillots M15. Galerie Lafayette : donne déjà au foot. A des bannières. A suivre @Flo
Préparation d’un tarif/barème : @Katia, qui vérifie ce qu’elle a chez elle et établit le tarif pour le 16 mars + récupérer le dossier de Coutances. Contact Scania à établir @Richard et NathL. Bar rue Botanique : prêt à faire les maillots pour la N3F (dépend de l’équipementier) @Herveline 

Paris World Games 
Initiative émanant de jeunes (cadets) du Club pour participer à ce tournoi. Comme demandé, le SCO peut prêter les maillots et pourra faire profiter de son tarif préférentiel pour les mini-bus, il faudra interroger Olivier le moment venu. 

Appel à projet de la Dalle angevine : @Gladys 

Participation d’équipes à la Coupe de France de Beach Volley 2017. Dans la poursuite de la formation jeunes, 4 jeunes M15 et M17 (2 paires) peuvent être inscrits. 1 journée en mai et 2 journée en juin pour les qualifications : régionales (Angers possible) puis interrégionales (3 étapes) : une voiture ou un mini-bus et un coach seront nécessaires. Richard souhaiterait inscrire des paires (M15 garçons et filles, et M15 filles). Les inscriptions seraient à la charge du club, comme pour la coupe de France. Projet de club qui engage qqs frais : coûts d’engagement à 30 euros par paire, déplacements à faire (d’une journée). Tenues obligatoires. Décision : le SCO ne financera pas les déplacements, qui seront à la charge des familles, comme pour la coupe de France. Richard en parle aux Jeunes et aux parents. Le club a appris cette semaine l’existence de Anjou Beach Volley : association qui posséderait du matériel de beach. Le club pourra faire une demande à cette association pour profiter du matériel. @NathL : interroger Matthieu Orphelin. 

Fonctionnement sportif : N3 sans entraîneur pas possible la saison prochaine. Pour garder la N3 : il faut trouver un coach. Le club a-t-il les moyens de trouver un autre salarié? Réponse a priori négative; Interroger le CNDS. @ qui? Monter une association et mutualiser l’emploi entre trois clubs? @ Richard, qui établit un projet. Échéance de deux mois. Prévoir une réunion et monter un projet rapidement pour y réfléchir.

Contrat équipementier : Aucune nouvelle de l’Equip. Concernant Orhon Sport, une autre section de l’omnisport n’a pas été satisfaite d’Orhon Sport. Flocage : qualité serait à revoir; l’exclusivité imposée pose problème. Il nous faut mesurer ses produits avant tout éventuel engagement.Le prévenir dans ce sens : @Herveline Prospecter ATC (St Sylvain). @ Céline. 

Passez un été au Lac : du 12/07 au 19/08, animations volley tous les mercredi, jeudi et samedi de 14h à 18h. Clem et Richard suivent le dossier. 

Tout Angers bouge avec l’Omnisport. (Un bénévole = 63 euros?) Plaquette omnisports : condenser le texte : (300 exemplaires) - @ Laétitia 

Week-end du 25 mars : le printemps du volley. Créer un événement. Bcp d’équipes à domicile. Prévoir un panier garni (@ Katia auprès d’U-Express) +Fresque ou affiche devant laquelle prendre des photos @Herveline + Jeu avec le public (lancer le ballon de dos) @ Flo + micro (@ Herveline, demander à Jack) + annonce des joueurs @ Flo (animation) + refaire des tickets SCO plus gros @ Céline

Faire un appel à bénévoles – Tout Angers bouge + Faire une affiche au gymnase + annoncer le 25 mars (@Herveline) 

Date de prochaine réunion proposée : le 6 avril

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Réunion du Comité directeur du SCO Volley – 12 janvier 2017

Présents : Céline, Angélique, Sarah, Herveline, Nathalie Lebrec, Katia, Olivier, Pierre, Gladys

Excusées : Laétitia, Nathalie Boivin, Claire

 

Situation financière du SCO Volley

NathL (présidente) et NathB (trésorière) avaient rendez-vous à la mairie mardi 10 janvier, avec Roselyne Bienvenu, Adjointe aux Sports, Emmanuel Mousset, Directeur des Sports et Loisirs, et Olivier Lucas, Direction adjoint des Sports et Loisirs. Ces trois interolocuteurs ont indiqué que :

  1. la subvention de fonctionnement du SCO Volley sera maintenue (36 000 € l’année dernière, dont 10 000 € déjà versés à la demande de l’ancien président en mai 2016);
  2. la mairie n’accorde pas de subvention exceptionnelle aux associations et ne fera pas d’exception pour le SCO Volley.

La Direction des Sports :

1/ Propose une avance sur subvention, qui sera déduite des subventions de fonctionnement des années suivantes : de l’avis de tous, cette solution repousse le problème de trésorerie et grèvera d’autant le budget des années à venir;

2/ Nous demande de présenter des projets : le SCO Volley en prépare déjà un pour le Conseil départemental (voir ci-après), en a présenté un autre à la sénatrice pour recevoir une dotation et prévoit de répondre à un troisième pour la Fondation de France : l’association est donc vite limitée en termes de ressources humaines (pour assurer l’encadrement des joueurs), de ressources matérielles (créneaux disponibles), de compétences techniques, etc.

3/ Assurer des TAP (temps d’activités périscolaires) auprès des écoles d’Angers : le SCO en a déjà deux et manque de ressources humaines pour en assurer davantage.

En parallèle, Nathalie L. a également eu le Fondes (Fonds de développement solidaire) suite aux interventions de Maxime Millet (cabinet Mouvens) dans le cadre du Dispositif local d’accompagnement (DLA). Le FONDES propose un prêt de 7 000 euros; le passage en commission a lieu cette semaine. Le cas échéant, le prêt (à taux 0%) serait débloqué fin janvier.

Le Fondes conseille de faire également un emprunt à la banque (7 000 €). Dossier à monter, demander à la Mairie un document indiquant que le montant de la subvention sera maintenu (Nathalie L et B).

La cagnotte Litchi a rapporté 2 400 euros. La somme sera affectée au salaire de Richard, ce que n’autorisent pas les projets auxquels répond l’association (les sommes que l’association peut obtenir en répondant à des appels à projets doivent être affectées à la réalisation de projets précis, jamais au fonctionnement de l’assocation).

Proposition de Pierre : demander à la ville si elle serait prête à nous aider sur le financement d’une formation; l’association disposerait alors d’un technicien en formation supplémentaire, ce qui lui permettrait d’assurer plus de TAP (proposition n°3) et de répondre à d’autres appels à projets.

Décision : NathL va contacter Maxime Millet pour avoir son avis; il serait sans doute plus judicieux de recourir à un emprunt bancaire que de grever notre budget de fonctionnement et repousser le problème aux années suivantes (donc, refuser l’option n°1). Elle se charge de faire un retour aux interlocuteurs de la ville et de présenter la proposition de Pierre (financement d’une formation).

Révision des statuts et établissement du règlement intérieur

Geoffrey ne peut pas s’en occuper. Olivier prend le dossier en charge. Geoffrey assurera un examen final. E. Gougeon avait établi une proposition de règlement intérieur : l’envoyer à Olivier + envoyer les coordonnées de Geoffrey à Olivier (Herveline).

Site Internet du Club : site actuel, OVH, devis et décision sur l'avenir : maintien du site actuel, changement d’hébergeur, etc. : relancer Laétitia et Jack (Herveline) + Herveline : contacter FLO et lui confier l’actualité du SCO sur le site, à la fréquence souhaitée.

Point sur la recherche de sponsors : Premium nous imprime 30 exemplaires en couleurs, ils seront prêts en début de semaine. Les remettre à toute personne prête à aller chercher des mécènes.

Un second dossier de partenariat est préparé en parallèle par O. Seyeux. Il attend le projet sportif pour le compléter : rédaction du projet sportif : Pierre et Richard. Rédaction d'un projet bien établi sur lequel s'appuyer pour l'avenir. Richard a commencé. Projet à compléter. Les grandes lignes seront prêtes cette semaine. Axes à préciser. Questions des engagements de l’année prochaine à se poser.

Point sur les équipements des équipes et établissements de devis afin de pouvoir solliciter des partenariats avec quelque chose de concret en main : faire deux sortes de devis : 1/ équipes premières : équipement complet (maillot, short, survêt et sac de sport) + 2/ équipes jeunes (maillots). Le but est d’établir un budget précis par équipe pour pouvoir demander une enveloppe précise aux partenaires sollicités.

Richard a fait faire deux devis. Katia a ceux de l’Equip. Angélique se charge d’en faire faire d’autres.

Les projets en cours

1/ « Le sport, c’est vital! » (point culminant : octobre rose), en partenariat avec le centre Paul Papin. Obtention confirmée d’une enveloppe de 1000 euros pour la mise en œuvre du projet (du Conseil départemental). À mettre en place sur le créneau de Belle-Beille du jeudi soir; ce type d’encadrement entre dans le cadre des études de Sarah. Le partenaire à Paul Papin viendrait sur les premières séances pour voir les gestes et mouvements autorisés. Nathalie Lebrec et Sarah gèrent la mise en place du projet. (Herveline : Contacter la mairie pour confirmer qu’on garde le créneau du jeudi soir.)

2/ Création du Dossier de demande de financement pour le projet « Allez les filles! », à envoyer à la Fondation de France pour le 1er février : Mickaël pourrait s’en charger dans le cadre du service civique. Pierre : appeler la médiation de la ville pour mettre le projet en place en collaboration avec une mission ou association sociale locale; Suivi du dossier : Herveline et NathB (Bérangère) pour remplir le dossier et le prévisionnel. Pierre et Mickaël pour les contacts et réunions avec le médiateur.

3/ Participation à la 7ème saison du « Quizz du Mouvement sportif » (CDOS) : 2000 euros à gagner pour l’achat de matériel, le subventionnement d’un emploi, la réalisation d’un projet concret, etc. : faire suivre le lien à tous (Herveline)

 

Point sur les déplacements nationaux sur la suite de la saison : Pierre, transmettre les dates et lieux à Olivier pour les déplacements minibus : Pierre aura l’info le 12 février.

Entretien avec chaque joueur de la N2 : Nathalie L. et Pierre

Organisation des tournois (le prochain notamment, St-Valentin) : Le 14 février, prévenir OVS (Katia)

Sarah prend l’organisation du tournoi en charge. Tournoi ouvert à tous, salle Jean Rousseau. Réservation de la salle (Herveline) jusqu’à 2h. Tony : affiche « Deux gars, deux filles! » Tenue sexy/osée autorisée; Prévoir lien de Préinscription (Antony) Lot : 6 bouteilles de bulles

Tournoi de juin : Affiche pour Tony : tournoi 2017; Date retenue 18 juin (sauf si coupe de l’Anjou)

Samedi : R.V. à 14 h : tournoi licenciés SCO à la Roseraie, installation, soirée entre adhérents SCO.

Dimanche : Garçons et filles 3 x 3 licenciés (bon d’achat FNAC 100 euros?). Loisirs mixte 4 x 4. En parallèle tournoi Jeunes (lot?). Inscriptions à partir de 9h, clôture des inscriptions et début du tournoi 10h30. 8 euros l’inscription : tee-shirt aux 120 premiers; Restauration et buvette sur place.

Questions diverses : entretien annuel de Richard : Nathalie L. et Angélique

Avocat : réunion d’information des adhérents du SCO Volley : date retenue, lundi 30 janvier à 19h. Mail à préparer pour tous les adhérents. Réservation à l’OMS (Herveline).

 

La prochaine réunion du Comité directeur est fixée le lundi 27 février à 19h30 (Lieu à confirmer).

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Réunion du Comité directeur du 9 décembre 2016

Présents : Angélique Lech (trésorière adjointe), Céline Cadot, Nathalie Boivin (trésorière), Nathalie Lebrec (présidente), Sarah Idais, Katia Couvreur (vice-présidente), Pierre Moncanis, Herveline Thépaut (secrétaire)

Excusés : Laetitia Bernard, Gladys Hoarau, Claire Rabu, Olivier Chiron

 

Le Comité directeur s’est réuni de 19 h 30 à 20 h 30  pour discuter de deux points principaux :

- L’absence de pièces comptables portant sur la période antérieure à la constitution de l’actuel Comité directeur et la situation financière du club qui posent question et mettent l’association en difficulté vis-à-vis des financeurs publics;

- L’organisation du week-end des 17-18 décembre.

 

1/ Comme toute association, le SCO Volley-Ball doit rendre compte de sa bonne gestion, d’une part vis-à-vis de ses adhérents, d’autre part parce qu’elle sollicite les financeurs publics. En effet, l’association vit en grande partie grâce à une subvention municipale annuelle, à une aide financière du Centre national pour le développement du sport et sollicite par ailleurs, en ce moment, dans le cadre du Dispositif local d’accompagnement lancé par l’équipe précédente, une aide financière d’urgence.

Ces financeurs s’interrogent sur l’absence de pièces comptables portant sur les années précédentes. En effet, l’association ne peut produire que des tickets de CB, des talons de chèques et des factures, mais n’a jamais tenu de livres et de journaux comptables en bonne et due forme permettant l’établissement de bilans et de comptes résultats réels fondés sur des justificatifs appropriés.

Des adhérents questionnent aussi régulièrement l’équipe à ce sujet.

Nathalie Lebrec s’est entretenue avec un avocat (Me Oger), qui lui a expliqué la conduite à tenir.

Elle propose aux membres du Comité directeur, sur le conseil de Me Oger, d’organiser une réunion d’information en janvier, selon les disponiblilités de Me Oger, afin qu’il vienne expliquer à tous les adhérents de l’association les conséquences de la situation.

Le Comité directeur vote la proposition de Nathalie Lebrec à l’unanamité des membres présents. Elle va donc interroger Me Oger sur ses disponibilités pour que cette réunion soit organisée en janvier.

 

La réunion se poursuit par un échange sur quelques points à régler concernant le week-end d’accueil des 17­18 décembre.

Mme Roselyne Bievenu, adjointe aux Sports, a confirmé sa venue samedi soir, pour le coup d’envoi du match de la N2.

Le programme a été imprimé et est distribué à la salle. Le comité directeur espère du passage à la salle Jean-Rousseau tout au long du week-end, et un repas convivial et agréable à la salle le dimanche soir.

La réunion se termine à 20h30.

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Procès verbal de la réunion du comité directeur du SCO Volley du 9 novembre 2016

Tous les membres ont été présents à des horaires divers, dus aux entraînements des uns et des autres : Nathalie Lebrec (présidente), Nathalie Boivin (trésorière), Herveline Thépaut (secrétaire), Katia Couvreur et Olivier Chiron (vice-présidents), Angélique Lech (trésorière adjointe), Céline Cadot (organisation Jeunes et buvette), Gladys Hoarau et Pierre Moncanis (Secteur sportif), Claire Rabu et Laétitia Bernard (réseaux sociaux et communication), Sarah Idais (responsable Loisirs).

 

Partenariat USEP (Pierre) : calendrier des demandes d’intervention dans les écoles publiques primaires reçu : deux dates d’intervention volley demandées :

11-janv-17 - 14h30 - 16h30 à la salle J.Rousseau, effectif : 50 scolaires

08-févr-17 - 14h30 - 16h30 à la salle Bertin, effectif : 65 scolaires

Confirmation à donner (Pierre)

 

Détermination de l’exercice (dates) (Angélique et NathB)

Jusqu’à présent, pas d’exercice de défini. Proposition : du 1er septembre au 31 août, avec une assemblée générale en septembre avec validation des comptes.  (Proposition adoptée par tous).

Angélique et NathB ont suivi la formation sur BasiCompta, formation très concluante.

 

Projet à définir (titre et montant) pour la dotation de la sénatrice

Nathalie L. s’est entretenue par téléphone avec Corinne Bouchoux, sénatrice, et son assistante au sujet de cette réserve parlementaire.

Projet possible : collaboration avec le centre Paul Papin. Accès des entreprises à des créneaux d’entraînement. Mme Bouchoux est favorable à un projet « sport et santé » et « accès au sport pour tous ».

Titre choisi : « En volley-vous! » … Budget demandé : 4 000 EUR

Nathalie L. envoie le projet en qqs lignes et le budget demandé. Le dossier complet est à remplir et à remettre le 5 décembre (date à fixer pour le remplir).

 

Dossier partenaires (Katia)

Présentation du dossier par Katia. Le dossier a été largement simplifié sur les conseils de Maxime du cabinet Mouvens (Dispositif local d’accompagnement). Katia manque de photos. NathB : envoyer des photos de la N2. Revoir l’image pour ne pas centrer sur un dossier « filles » et « jeunes ».

Quelques modifications à entrer par Katia : pour la fin de la semaine. Herveline voit avec Tony pour la mise en page (quelque chose de plus tape-à-l’œil).

Le dossier sera transmis à tous les référents d’équipe, qui pourront prendre de premiers contacts. Le dossier pourra être demandé au bureau du SCO par tous les adhérents. Le contact principal sera Katia.

 

Préfecture

Herveline : appeler M. Dugauquier et lui demander où en est l’agrément d’appel à la générosité publique. (La déclaration préalable a été transmise à une collègue de M. Dugauquier).

Le SCO pourra faire des reçus fiscaux à partir du 7 mai (rescrit fiscal). Démarche faite par Olivier.

L’emploi des dons sera à justifier dans un journal spécial « emplois-ressources » (Nathalie B. et Angélique).

 

Décisions mini-bus (Olivier)

Laval et Rennes N2 : déplacements en voiture (confirmation de Pierre).

Au-delà : ok pour mini-bus. (Coût 0,18 à 0,28 cents du km).

Olivier a établi l’entente avec le contact trouvé par David : ABS Aubance (meilleure proposition de toutes). Deux chèques de 1 000 euros à leur laisser pour la saison (caution), dès que l’interdit bancaire du Club aura été levé et qu’un chéquier sera disponible. En attendant, chèques de caution personnels. Frais d’autoroute et d’essence remboursés par le club, sur justificatifs et reçus (attention, penser à demander un reçu au péage, car les tickets de C.B. ne sont pas des justificatifs).

 

Situation bancaire

Le club est tjrs interdit bancaire : deux chèques restent à encaisser avant qu’il soit levé. La trésorerie est efficacement tenue au plus serré par Nathalie B.

Au 9 novembre 2016 : 1 850 EUROS dans la cagnotte Litchi.

L’association a également demandé une subvention exceptionnelle à la mairie et attend les résultats des appels à projets auxquels elle a répondu (conseil départemental) + réserve parlementaire de la sénatrice.

Entre-temps, chacun peut (doit!) présenter le dossier de Partenariat et trouver des partenaires (mécènes).

 

Suite à donner concernant la comptabilité toujours manquante

Les factures de 2015-2016 avaient été récupérées. Suite à la lettre recommandée du club, M. Marsault a fait parvenir les factures des deux saisons précédentes.

Toutefois, nous n’avons reçu aucun relevé bancaire. Le banquier a pu nous transmettre une copie des relevés jusqu’à janvier 2015 uniquement, mais va facturer l’obtention des précédents.

Coût pour l’association : plus de 300 EUROS, le banquier consent une remise de 180 EUR. Décision du comité directeur, la facture du solde sera envoyée à M. Marsault.

 

En effet, ces pièces sont indispensables pour pouvoir avoir une vue précise de la comptabilité et des finances du club de ces trois dernières années, et nous sont systématiquement demandées dans tous les appels à projets et demandes de subventions que nous présentons.

Elles sont notamment indispensables pour obtenir l’aide du FONDES dans le cadre du Dispositif local d’accompagnement (diagnostic et conseil du cabinet Mouvens, et offre de solutions de financement de la trésorerie).

D’après les talons de chèques et feuilles insérées dans les factures de l’association, un certain nombre de dépenses et de retraits de montants divers et parfois importants restent injustifiés.

Envoyer la liste à M. Marsault pour lui demander la justification : Angélique envoie une lettre recommandée lundi 14 novembre 2016.

 

Rencontre avec les référents d'équipe samedi prochain et/ou le suivant ; points à aborder

Proposition de réunion : samedi 11h30 : Herveline fait un mail

- rappel effort collectif [N2]

- justificatifs de paiement des arbitres et des dépenses des déplacement en mini-bus

- explication sur les frais de déplacement d’autoroute

- rangement des salles

- participation aux buvettes

Pierre se propose comme responsable de salle les soirs de match de N2.

 

Jus de pommes bio : possibilité d’achat de 100 bouteilles pour l’association. Achat solidaire et peu onéreux, qui fonctionnerait bien aux buvettes. Vente au verre ou à la bouteille. À confirmer (Olivier)

 

Nouveau joueur (Pierre) : un joueur et une joueuse en service civique à Arles pourraient venir avant le 31 déc. Le joueur est d’accord pour ne pas jouer en nationale (mutation de licence) cette année. Aiderait à se maintenir en Pré-nat cette année. Rendez-vous avec lui au gymnase mardi soir à partir de 19h (Nathalie L.)

 

Week-end d'accueil des 17/18 déc : lui trouver un nom, définir les activités, établir la liste des invités, établir l’organisation.

Titre : « WEEK-END DE GALA DU SCO VOLLEY » (autres propositions des adhérents bienvenues!)

Ce week-end tombe le week-end des vacances scolaires et presque toutes nos équipes jouent à domicile du samedi midi au dimanche après-midi.

- sortir la liste des matchs et l’afficher (Herveline)

- établir la liste des invités (Herveline)

- partenaire traiteur (Katia) pour le samedi soir

- entrée des jeunes avec les joueurs de la N2

- mascotte : voir l’atelier couture des retraitées de la tour Montaigne (Herveline)

- flyers : Tony

- Fouées (?) : Devis à demander par Céline (Moulin de Sarré)

- Piautre : Nathalie L. (négociation tarif)

- Chocolats : Katia

- Père Noël (?) : costume (Céline)

Coucours de dessin et goûter de Noël avec les Baby-volley le samedi midi, invitations des ami(e)s aux matchs Jeunes de l’après-midi, présence des officiels le samedi soir, vin chaud avec les loisirs le dimanche midi, etc.

Toutes les idées et tous les bénévoles sont les bienvenus!

 

Vente de calendriers 2017 (Laétitia)

- On laisse tomber pour cette année, trop tard, trop cher!

 

Tournoi de Noël : le 28 déc., 4 x 4 mixte (de 7 à 77 ans). Nous aurons les deux salles du gymnase Bertin. Partage possible entre un côté « famille » et « tous », et un côté plus « tournoi sportif ».

(Salle Bertin réservée pour cette date).

 

22 h 30 la séance est levée.

 

Rédigé le 15 novembre 2016 par Herveline Thépaut, secrétaire.

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Procès-verbal de la réunion du Comité directeur

Jeudi 13 octobre, 19h

 

Membres présents : 10 - Laétitia Bernard, Nathalie Boivin, Céline Cadot, Katia Couvreur, Olivier Chiron, Nathalie Lebrec, Pierre Moncanis, Claire Rabu, Herveline Thépaut

Membres excusés : 3 - Gladys Hoarau, Sarah Idais, Angélique Lech

Invités : Jacky Prévost

Début réunion : 19h20

Le point sur la trésorerie et les comptes + gestion des frais d’arbitrage avant weekend

Point/problème

Mesures à prendre

Trésorerie au 13 octobre : très juste, des licences encore non réglées

 

 

Salaire Richard (octobre) provisionné, à lui verser.

 

Deuxième panier de 3 330,00 euros payé à la FFVB.

 

Les comptes réservent des surprises. URSSAF et Caisse de retraite Humanis. Retard de cotisations datant de 2014. Une partie des retards réglée cette semaine, échéanciers et remises de frais demandés.

 

Obtention du nouveau chéquier imminente.

 

Réception d’un courrier de l’Omnisport. Proposition de prêt immédiat de 10 000 EUR à 0%

 

Frais d’arbitrage : mettre en place un virement automatique aux responsables des paiements des arbitres.

 

 

 

Logiciel Compta : BASI Compta pour la trésorière

25 EUR/an

Demander à chaque secteur de transmettre les demandes de règlement en attente à ses joueurs (Herveline)

 

Demander à Richard d’encaisser son salaire de septembre (Nathalie B.)

Noter le nom des licenciés derrière les chèques (tous)

 

 

 

 

 

 

 

Faire un courrier de remerciement à l’Omnisport (Herveline)

 

Établir très vite la liste des responsables paiement d’arbitre par équipe (Herveline)

Leur demander un RIB

 

 

Voté à l’unanimité.

 

 

 

Le point sur le Dispositif local d’accompagnement (Nathalie B., Nathalie L) suite à la rencontre avec Maxime Millet (Fondes).

Rencontre avec M. Millet le 5/10 : identification immédiate de plusieurs dysfonctionnements.

 

Revient le 27 octobre pour encadrer et conseiller concernant le sponsoring/mécénat

 

Le Fondes ne prêtera qu’une fois le DLA terminé et pas une grande somme.

 

Faire un avenant au contrat de Richard à compter d’octobre (Nathalie L.)

 

R.V. le 27 octobre à 14h30 (Katia et Nathalie L.). Inviter Éric (Nathalie L.)

R.V. le 27 octobre à 18 h 30 : formation dirigeants pour le ComDir (Pierre absent, à Toulouse); lieu à déterminer (?)

 

Relations avec l’équipe précédente

Mail envoyé à M. Marsault + S. Greffier pour demander une compta plus complète.

 

(pièces manquantes : absence des relevés bancaires notamment)

 

Envoi d’une lettre recommandée (Herveline)

 

 

Relevés bancaires à demander à la banque (Nath.B)

 

Dossier banque pour demande de prêt

Nathalie L. rencontre le banquier le 14 octobre

Constitution du dossier dans la foulée (prêt sur 6 à 12 mois, donc pas une somme trop élevée)

Nathalie L.

 

Emprunter à trois prêteurs (OMNISPORT, FONDES, BANQUE)

Constitution d’un prévisionnel (Nathalie B.) pour connaître le montant nécessaire pour fonctionner sur la saison.

 

Bilan des rencontres Comité/Ligue (Nathalie L., Katia, Olivier et Pierre) + rencontre prévue avec Mme Bienvenu le 18/10

Présidents et responsables rencontrés le 8 octobre :

Déficit présenté; axe de travail présenté

Rencontre plutôt positive.

 

Rencontre avec Mme Bienvenu, le 18 octobre à 11h30

Nathalie L., Pierre et Olivier absents, Katia disponible

 

Constitution des commissions - fonctions et responsabilités de chacun (tous) puis diffusion aux référents d’équipes

Commission sportive (politique sportive du club) –Entraîneurs/coaches et référents d’équipe (Geoffrey, Richard, Pierre, Gladys, Sarah, Thibault, Clément Pilon…)

 

Commission statuts et règlements (Katia, Geoffrey, Olivier)

 

Commission événementielle (Laétitia, Claire, Olivier, Sarah, Tony, Eric, Jack)

Commission communication (Laétitia, Jack, ?)

 

Commission logistique et matériel (Richard, Pierre, Nathalie Boutet (?), Philippe Renaud)

 

Commission finances (Nathalie B. et Angélique)

 

Commission Jeunes (Céline et Angélique?)

Inviter à une réunion les entraîneurs et référents d’équipe pour un échange et une présentation du fonctionnement le 22 octobre à 11h30 (Herveline): gestion des frigos, paiement des arbitrages, mode d’échange avec le ComDir, gestion de la trousse  pharmacie…

 

 

 

 

Demander à Richard s’il a demandé et obtenu l’accord de Nathalie Boutet (Herveline)

 

 

 

Inviter les parents et solliciter les jeunes. Demander à Herveline leurs idées qu’elle a pris en note.

 

Le point sur la communication: réseaux sociaux, site SCO, etc. (Laétitia, Jack)

Proposition de modification de la charte graphique

 

Publications fB et tweeter

Jeu-concours sur FB envisagé

 

Faire des vidéos : Focus sur les baby-volley, sur les Loisirs…

 

instagram : proposer à la section Jeunes d’animer une page SCO et constituer une commission Jeunes (choix de la mascotte, logo, etc.

 

Loto : projet approfondi par Laétitia. Communication avec Nantes. Nécessite de faire appel à un animateur (musique, etc.). S’occuper des lots soi-même. Au final : compliqué, et cher

 

Tombola/loterie : « Projet gagnant » : kit complet à acheter avec tickets à vendre et lots fournis

Jack, avec Charles Giboire, Tony

 

Jack

Laétitita

 

Laétitia et ? (avec mise en ligne et rédaction d’articles)

 

Gladys et Tony

 

 

 

Projet suspendu à l’unanimité

 

 

 

 

Déterminer une date !

 

Dossier mécénat-sponsoring

Constitution du dossier en cours

 

A voir avec M. Millet le 27 octobre à 14h30

À faire compléter par chaque secteur (Katia et Éric)

Katia, Nathalie L., Eric

 

Établissement du règlement intérieur

Revoir les statuts et rédiger un règlement intérieur

Commission Règlements

Prendre contact avec Geoffrey (Katia et Olivier)

 

Bar/buvette

Fonctionnement mis en place par Céline et David.

Mise en place d’un planning

 

Frigos!!! Frigo du bureau réservé à la buvette du club (stock à vendre uniquement)

+ frigo bleu : ce qui y est mis et ce qui y reste est libre d’accès et consommable par tous

 

Céline, trouver de l’aide.

 

 

A communiquer à tous les secteurs

 

Politique d’exonération licences.

Pour rappel : il faut appliquer une politique de club uniforme.

Proposition : tous les joueurs, dans un souci d’effort collectif, payent leur licence

Les non-joueurs payent la part incompressible FFVB/ligue/CD49 du montant du règlement et sont exonérés de la part de cotisation au club (sont concernés Ewen, Pierre M., Adeline G., Geoffrey B., Béatrice B.)

 

Pour les licences déjà payées (Ewen, Béatrice), le club les remboursera sous une autre forme (p. ex. Ewen, participation à sa formation fédérale BEF5, BEF4)

 

 

 

Voté à l’unanimité

 

Voté à l’unanimité

 

Calcul à faire (Nathalie B)

 

À diffuser (Herveline)

 

 

 

 

 

Organisation des déplacements

Établir le planning le plus complet possible des matchs N2, N3M, N3F.

Envoyer le planning à Olivier

 

Regarder rapidement les possibilités de train (OUIGO 10 EUR)

 

 

Katia (avec Pierre et Gladys)

 

Katia

 

Faire suivre à Olivier les contacts pour les mini-bus (Herveline, Katia) pour disposer tout de suite du budget à prévoir.

 

 

A.G. de l’Omnisport : vendredi 4 novembre

Les 12 membres du ComDir SCO Volley sont invités

Faire un mail aux douze (herveline) pour confirmer les présences

 

 

Préfecture pour la cagnotte Litchi (autorisation requise?)

Envoi d’un mail

Déplacement en personne

Olivier (fait)

Olivier (le 14 oct.)

 

Passage en revue de la liste de Richard du mois d’octobre

Samedi 15 : match Coupe de France des N3F + pot d’accueil : Chacun des douze apporte de quoi grignoter !

Faire un mail aux 12 = Herveline

Tournoi Noël : Le 28 déc. dans quelle salle ?

Négociation dinde et chocolats Super U

 

Demander à Richard (Herveline)

Céline voir avec Christophe F. (et Eric?)

Inscrire les nouveaux loisirs dans une coupe équipe mixte de l’Anjou

Katia, à voir avec Sarah

Formation entraîneurs 23 octobre: Richard, communiquer aux entraîneurs les dates

Herveline

Tournoi Un gars, une fille, le 14 février, St-Valentin

 

Idée : trouver un fleuriste pour des roses ou des chocolats?

Proposer une préinscription en ligne

Voté à l’unanimité, faire suivre à la commission événementielle

 

 

Laétitia

Tournoi Pâques

Abandonné